项目管理制度以及流程
团体项目管理工作以学期为周期，一个学期从开学到学期结束，代表一个工作周期，不断重复。
团体项目新学期工作流程简述：
步骤1、新学期开学
步骤2、项目管理义工联系学校开展入学反馈，确认新学期学生名单。
步骤3、根据入学反馈，更新项目资料。
步骤4、制订新学期项目资助预算方案。
步骤5、向资助人发送新学期项目资助款汇款通知。
步骤6、资助人汇款。
步骤7、百蹊确认收到项目资助款。
步骤8、向财务组申请捐赠收据，寄给资助方。
步骤9、统计项目实物需求资料，提交实物组执行实物项目。
步骤10、向财务组提交费用申请，执行现金支出项目。
步骤11、收集项目执行反馈资料（包括实物项目和资助款使用反馈）。反馈资料除了更新论坛资料，同时要及时反馈给资助人。
步骤12、开展项目实地复查，提交项目复查报告。并向资助方反馈。
步骤13、期末考试结束，收集项目学生期末考试成绩进行分析，制定本学期项目奖学金方案和教师激励方案。本学期的奖学金和教师激励将于下学期实地访查现场发放。
步骤14、学期结束，撰写项目总结报告，向资助方反馈本学期项目执行情况。
学期项目管理工作流程详述：
一、开学
上半学年开学时间：8月底--9月初；
下半学年开学时间：2月底--3月初；
团体组工作总结周期:
春季学期：3月-8月
秋季学期：9月-2月
二、入学反馈
1、延续性项目：
学生入学报到结束，项目管理义工联系学校确认本项目新学期返校上学学生名单，并与上学期就读学生名单核对，确认是否有学生流失或者有无新增个案，如有新的变化需及时和学校核实清楚原因。
2、新成立项目：
2.1、项目管理义工联系学校项目负责老师，按照百蹊要求提交新项目招取学生名单资料
新项目学生名单资料格式：
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序号 |
百蹊编号 |
学生姓名 |
性别 |
民族 |
出生年月 |
家庭地址 |
家长姓名 |
联系电话 |
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1 |
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哈**惹果 |
女 |
彝族 |
20**.06.*5 |
乌依乡**村*组13号 |
哈**也 |
18******863 |
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2 |
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比**成作 |
女 |
彝族 |
20**.06.*7 |
洛古乡**村*组10号 |
比**措 |
177******85 |
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3 |
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比**拉作 |
女 |
彝族 |
20**.05.*4 |
洛古乡**村*组8号 |
比**意 |
177******85 |
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4 |
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黑**外 |
女 |
彝族 |
20**.05.*7 |
洛古乡**村*组18号 |
黑**鬼 |
177*****767 |
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5 |
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...... |
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2.2、取得新项目学生名单资料后，在对应的项目管理版块建立所有学生资料贴。
三、根据入学反馈更新项目资料
1、更新项目资料管理帖：把最新学期学生入学名单上传到【项目执行帖】，并说明清楚新学期入学学生人数，与上学期相比变化情况；
2、更新项目学生资料贴：
2.1. 如有学生因为转学辍学脱离本项目，则在对应学生资料贴跟帖说明时间原因，并把学生资料标题资助状态从【资助中】修改为【终止资助】；
2.2.如有新的学生插班加入本项目，则需要在项目资料版增开新的学生资料贴，学生资料贴标题标准格式：学生编号+学生姓名+资助状态
2.3.更新新学期本项目学生资料总表，记录新学期项目学生变化情况以及资助状态，备注变化发生时间和原因（特勤组）；
四、制定新学期项目资助方案
确定新学期项目资助学生人数，新学期项目资助内容和预算，根据项目资助协议书制定新学期具体项目资助方案，资助方案由团体组长审核。新学期项目资助方案上传项目财务帖存档。
五、向资助人发送新学期资助款汇款通知
1、汇款通知必备资料：新学期项目资助方案，新学期项目最新学生名单资料总表；
2、汇款通知必须经由团体组工作邮箱正式发送，邮件发送由项目管理义工和组长负责审核，特勤组负责正式邮件发送，正式邮件发送后，特勤组通知项目管理义工通过QQ、微信、邮件、电话短信等日常沟通方式进一步通知资助人；
六、确认资助方汇款
资助方汇款后，请项目负责人于财务工作版相关帖内查询，确认资助款到账后及时更新项目财务管理帖，并将到账情况反馈给资助方。
七、捐赠收据
确认资助人已汇款后，由项目管理义工联系资助人确认是否需要“公益捐赠收据”原件，可以抵税。
如资助方需要收据原件，需和资助方确认收据信息和寄送方式，并在财务工作版“捐赠收据登记帖”内按要求登记，百蹊财务会根据要求开出收据并寄送给资助方。不需要收据原件者，财务组义工会将捐赠收据照片发送给资助方。
八、项目执行
团体项目执行按项目资助款最终使用方式基本可分为2类：实物项目和现金项目；
A、实物项目：捐赠实物，由百蹊按照项目资助方案使用资助款采购或定制相关实物，直接捐赠给项目资助学生或者学校，如衣服、鞋子、棉被、卫生巾、整理箱、文具....等；
执行流程：
（1）团体组统计需要实施的实物项目种类、数量、预算、要求等资料，提交给实物组实施。
（2）实物组执行实物项目
（3）确认物资到达学校后，由团体组项目管理义工联系学校确认物资收到情况和收到物资清单，要求学校按照项目要求发放使用，学校必须向百蹊提供收据和物资使用照片反馈。
（4）反馈资料要求：物资收据和照片。收据要求列写清楚捐赠物资明细，捐赠方名称，接收人和时间，并加盖学校公章。照片要求拍摄清晰，能基本反映物资发放使用场景。
（5）反馈路径：实物项目反馈收据和照片要求按照2个路径同时提交反馈。一是实物组对应实物项目进度帖；二是自己所管理团体项目的实物项目帖。
B、现金项目：包括生活老师工资、优秀学生奖学金、优秀教师激励、补课补助、特困学生生活补助、助学金等项目；
执行流程：
（1）项目管理义工整理提交现金支出依据和凭证
如：
生活老师工资--每月工作考勤记录、工资表；
优秀学生奖学金--奖学金发放方案和评估方案；
补课补助--学校签字盖章补课登记表
助学金--发放签收表
（2）财务申请：项目管理义工在对应的项目【财务申请专用贴】提交费用申请表和相关资料，发起财务申请。
（3）财务审批和划拨：按财务流程审批通过，申请款项划出到款项接收对象。
（4）项目管理义工跟进资助款使用反馈，包含收据、发票、银行流水、签收表等形式。如果是财务要求必须有反馈原件的，需跟进相关原件寄回百蹊办公室，交给财务。
（5）反馈路径：资助款使用反馈资料必须在对应的财务申请专用贴提交，并同时在自己所管理团体项目的【项目财务帖】更新。
九、项目反馈
1、项目反馈资料：
实物项目反馈资料：收据、发放使用照片；
现金项目反馈结果：签收表、银行流水、收据或者发票等；
2、项目反馈资料管理
实物项目反馈收据和照片要求按照2个路径同时提交反馈。一是实物组对应实物项目进度帖；二是自己所管理团体项目的实物项目帖。
资助款使用反馈资料必须在对应的财务申请专用贴提交，并同时在自己所管理团体项目的【项目财务帖】更新。
3、同时向资助方反馈项目反馈信息，告知项目执行进度。
十、项目复查
团体资助项目要求每年至少必须开展一次实地复查，监督核实项目执行进度和实施效果，保证项目运行落到实处。
复查内容包含：项目资助学生在校学习生活状况、项目捐赠实物物资收到使用情况、资助款发放使用情况、受助方的需求了解和对项目执行建议、存在问题核实和解决等
复查流程：
1、复查前，项目负责义工按照要求详细准备复查资料。
2、复查资料提交给百蹊调查组。
3、调查组召集访查队员，开展实地复查。
4、访查队员提交团体项目复查报告。
5、项目负责义工和特勤组审核整理复查报告，确认无误后，及时更新学生资料和复查报告汇总贴。
5.1、更新项目学生资料贴：
A、如复查报告反映有学生因为转学辍学脱离本项目，则在对应学生资料贴跟帖说明时间原因，并把学生资料标题资助状态从【资助中】修改为【终止资助】；
B、如复查报告反映有新的学生插班加入本项目，则需要在项目资料版增开新的学生资料贴，学生资料贴标题标准格式：学生编号+学生姓名+资助状态
C、根据复查报告反映学生变动情况，更新本项目学生资料总表，记录新学期项目学生变化情况以及资助状态，备注变化发生时间和原因（特勤组）；
5.2、更新项目【复查记录贴】：把审核整理好的复查报告上传到【复查记录贴】存档。
6、项目复查报告发送给资助方，反馈项目复查结果。复查报告必须经由团体组工作邮箱正式发送，邮件发送由项目管理义工和组长负责审核，特勤组负责正式邮件发送，正式邮件发送后，特勤组通知项目管理义工通过QQ、微信、邮件、电话短信等日常沟通方式进一步通知资助人。
十一、学期后期工作部分
1、项目管理义工联系学校取得项目学生期末考试成绩和学生操行评分表，并按照优秀师生激励方案评估分析，制定本学期学生奖学金方案和教师奖励方案，并知会学校和资助方确认。因为师生激励方案确定后学期已结束，本学期的奖学金和教师激励将于下学期实地复查现场发放。
2、联系学校取得本学期所有教师补课登记表，确定本学期教师补助发放方案，并发起财务申请支付教师补课补助。跟进反馈。
3、联系学校确认下学期的教辅资料需求。为了保证和学校教学计划同步，保证在学期开学时百蹊捐赠的教辅资料能发到学生手中，每学期的教辅实施百蹊都会提前到学期前的寒暑假实施。
十二、项目学期总结
每个学期结束，项目负责义工必须就本项目该学期项目执行工作撰写总结报告，向资助方汇报学期项目实施情况。总结报告必须经由团体组工作邮箱正式发送，邮件发送由项目管理义工和组长负责审核，特勤组负责正式邮件发送，正式邮件发送后，特勤组通知项目管理义工通过QQ、微信、邮件、电话短信等日常沟通方式进一步通知资助人。