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[制度] BX01-CW-004 广东省百蹊教育基金会财务管理及报销制度(试行)

百蹊制度392
广东省百蹊教育基金会财务管理及报销制度(修订版)



第一章 总则
第一条 为加强本基金会的财务收支管理,规范会计核算工作,保证资金的安全性,确保各项资金合理使用,根据《基金会管理条例》、《民间非营利组织会计制度》等有关国家财经法律法规和本基金会章程,结合本基金会实际情况,特制定本制度。
第二条 对所募集的捐赠收入实行统一管理、分类核算,并坚持财务公开透明原则,定期对内对外披露真实的财务信息,提供相关报告。
第三条 本基金会内部实行分级权限管理及岗位职责分离,相互制约、相互监督,保证基金会财务运作的真实性、合法性及合理性。
第四条 依据健全、有效的原则设置独立的财务职能组,开展具体的财务会计工作,并对本基金会负责。
 
第二章 财务工作管理
 
第五条 本基金会实行全面预算管理,科学配置和合理运用基金会资源,对资金实行统一管理,量入为出,力行节约。
第六条 本基金会设立财务职能组,设置财务管理、会计核算、风险控制三项管理体系。财务组由财务负责人、会计、出纳、财务顾问组成,财务顾问定期或不定期进行内部稽查。
第七条 根据相关管理机关或专项机构要求,接受外部审计每年至少一次;聘请志愿专业人士,进行内部审计每年至少两次,以提高财务内部工作、财务核算管理的质量。
第八条 财会人员应认真履行职责,对本基金会各项经济活动进行会计记录和监督。
   (1)收集并审核原始凭证真实正确,根据审核无误的原始凭证编制记账凭证,如实记录每笔捐款和费用,正确核算,确保账实相符。
   (2)财务人员对不真实、不合法的原始凭证,不予受理;对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回,要求更正、补充。
   (3)会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料必须真实、准确、完整,并符合会计制度的规定。
   (4)定期将有关凭证装订成册,经办人和负责人签字后留存,以备监督及检查。
   (5)定期汇报账目和有关报表,审核完毕后对外公布。月报在次月20日前完成,次月底前对外公布。年报于次年三个月内完成。
   (6)每年进行一次财产清查工作。
第九条 财务人员调动或者离职,必须提前一个月通知财务组,并与接管人员办清交接手续,将本人经手的财务收支整理完毕,并结算出帐户余额;对移交时未尽的事项和应说明的问题予以交代和解释。
 
第三章 资金收入的管理
第十条 资金收入来源严格按照《民间非营利组织会计制度》进行分类入账。
第十一条 严格按捐赠人的意愿要求明确分类划分,如不能满足,须与捐赠人沟通落实后再明确分类划分,以便结算时可以一一对应检查和评估。
第十二条 凡收到支票及现金捐款,财务人员须于次天内将支票入行、当天内将现金缴存银行,并及时记账。如遇特殊情况,需报财务负责人以及秘书长批准。
第十三条 如捐赠人直接将捐款汇入银行帐户、支付宝账户、微信账户,财务人员确认收到捐款,每月月底前开具捐赠专用收据并反馈给捐赠人(通过邮箱或微信、QQ等通信工具)。如捐赠人没有索取捐赠专用收据的要求,100元以下的捐赠款项,汇总开具捐赠专用收据。
    捐赠人如有其它特殊要求,与财务人员协商解决。
 
第四章 项目资金支出的管理
第十四条 本基金会资金的支出原则:所有资金支出必须符合国家相关管理规定、基金会章程规定,及捐赠人的意愿。每笔资金支出需提供支付的原始凭证,如发票,收据,签收单等。第十五条本基金会资金支出管理实行三级审批:
  (1)项目负责人或事务申请人提出支付申请后,由职能组组长就支付事宜的真实性、合理性、恰当性进行初审;
  (2)秘书长作为机构执行负责人复审;十万元(含十万元)以上的支出必须理事长复审。
  (3)专职财务审核,财务负责人终审。
第十五条 申请费用须填写《费用申请表》,一切费用开支必须经过三级审批人签字或网签同意后,从基金会的账户转账支付。
第十六条 项目支出必须有经过立项通过的项目计划书,按计划书所列预算进行支出,如超过预算范围,需重新按流程审批后,方可执行。
第十七条 在项目进行中,密切监控资金的使用情况,如有异常情况及时反馈至秘书长和项目负责人。
第十八条 项目公开募集不足时,如需从其它项目余额转入资金,需征得捐款人的同意,并填写《项目资金余额使用申请表》提交三级审批。
第十九条 每个资助项目结束后,项目总结报告必须经过财务组的财务审核,才能对外公布项目资金使用情况,反馈给捐赠人详细使用情况,并按照捐赠人的意愿,出示使用证明的收据发票等凭证。
第二十条 筹款支出,指为基金会筹集资金而发生的必要开支,根据立项审批同意后的筹款活动计划书进行费用申请,经过理事长和秘书长双签同意后方可执行。
第五章 资金账户管理
第二十一条 基金会按规定开立银行基本帐户、支付宝账户、微信账户,用以接受捐款、章程范围内的项目支出及合理的行政费用支出等,定期公告收支情况,接受公众监督。
第二十二条 银行账户的使用需符合《银行帐户管理办法》的相关规定,不得办理与本基金会无关的款项收支业务,即不得出租和出借银行账户。
第二十三条 银行存款管理
  (1)基金会对银行预留印鉴实行严格的管理,不得由一个人保管支付款项所需的全部印章。
  (2)采用支票付款方式的,支票簿由出纳保管,财务专用章由会计保管,法人章由理事长或其授权人保管。
  (3)采用网上付款方式的, 由财务组对经过三级审批后的费用申请,由出纳员在银行网站制单,财务组长进行复核及发送操作,十万元及以上增加理事长的网银审批。
第二十四条 支付宝账户资金每月月末转入银行基本账户、微信账户资金次日转入银行基本账户。
第二十五条 财务人员应对所经办的银行收、付款业务逐笔登记,并与银行存款对账单逐笔勾对,应保证银行存款余额与银行存款对账单余额一致。每月10日前编制【银行存款余额调节表】提交财务组长审核。
 
第六章 现金管理(不设现金库)
 
第七章 费用审批和报销流程
 
第二十六条 备用金管理规定
    (1)基金会专职人员差旅、采购、项目支出等,需要借款的,可预借支备用金。
    (2)借款人须填写《借款审批单》,注明借款事由及借款金额,由项目组长、秘书长、专职财务审核、财务负责人审批。
    (3)申请借支备用金,每笔上限5000元。
    (4)备用金支出由银行基本账户转账支付。
    (5)借支备用金人员如有超过一个月的借款末报销结清者,财务组不得给予办理继续借款。
    (6)报销费用必须同时结清余额,不得拖欠预支款,若不能清退借款的,从工资中清退。
    (7)借支备用金不得挪作他用,不得私下转借。
第二十七条 费用报销管理规定
    (1)基金会本着合理、节约、诚信的原则,规范差旅、费用报销程序,严格控制费用成本支出,加强财务监督与控制。
    (2)所有费用报销,严禁弄虚作假,严格票据审核及报销审批。
    (3)报销原始凭证以正式发票为准,发票抬头基金会名称准确,加盖发票印章清晰。
    (4)报销人对所提供的发票合法性、真实性、准确性负责,财务组严格审核、稽查,票据审核中发现不真实的支出,不予报销。
    (5)经办人报销费用时,须填制《费用报销单》,将原始单据粘贴附后,单据粘贴平整、牢固。
    (6)《费用报销单》的填写要求:
        6.1遵照实事求是、准确无误的原则;
        6.2填报单据要素齐全,金额核算准确、保证金额书写正确规范及大、小写填写一致,需使用签字笔填写,不得涂改;
        6.3项目费用需注明项目名称及项目编号,如为几个项目汇总的费用,需在备注栏写清楚每个项目负担的费用;
        6.4收款名称、银行及账户需填写清晰,需写到银行支行,否则无法汇款;
        6.5如果报销项目涉及多种费用,应将各类费用分别汇总。
        6.6有超过基金会费用标准的,需附报销申请书阐明原因,经财务负责人、理事长或秘书长批准后报销。
        6.7报销人报销费用时,如因故未能取得相关原始凭据或者所取得单据不符合规定,而经办人确实支付费用的,需附报销申请阐明原因,经财务负责人、理事长或秘书长批准后报销。
    (7)报销审批流程:经办人签字 -> 项目负责人(或组长)初审 -> 秘书长复审(超额送理事长审批)-> 专职财务审核-> 财务负责人审批 -> 出纳制单 -> 报销。
    (8)项目负责人(或组长)审核该笔费用的真实性、合理性、恰当性,及是否在预算范围内。
    (9)秘书长作为机构执行负责人复审。
    (10)专职财务人员、财务负责人(或组长)按会计制度规定对费用报销进行审核/审批。
    (11)如遇秘书长为费用报销人,则需经理事长和财务负责人共同审批进行报销。
第二十八条 报销时间
    所有费用报销,依流程进行审批后,交由出纳人员支付报销款项及记帐,原则上当月发生的费用需当月报销,最迟不超过次月5个工作日。
 
第八章 各项费用标准
第二十九条 差旅费
   差旅费是指专职人员因公出差发生的费用及基金会因需要指派专人参与某些活动发生的费用。
   (1)出差需填写《出差申请表》,由理事长或秘书长签字同意后方可出行。
   (2)机票、车票和船票及相关附加订票费、行李费、机场建设费等费用,实报实销。
   (3) 出差目的地的住宿费用根据实际发生额实报实销,原则未超过标准的以实际发生报销,超过标准的,以标准金额报销,住宿费参考标准如下:
     3.1直辖市和经济特区:250元/人/天
     3.2省会和地级城市:200元/人/天
     3.3县级及以下地区:180元/人/天
    同性双人同行出差,按两人同间报销。
    (4)出差补贴:120元/天 ,用以出差人员的餐费、饮料等各方面的支出。
    (5)公休日出差可选择调休,调休天数和出差期间公休天数相等。
    (6)出差期间因私进行旅游、探亲等活动需经秘书长或理事长同意,优先使用调休及年假,不享受补贴及调休;因私旅游、探亲与出差不顺路的相关费用自行承担。
    (7)受邀志愿者为执行基金会派遣的公益服务任务时,可享受交通、住宿报销待遇,报销标准不超过百蹊工作人员相关标准。如不同性质工作人员同行,则住宿费用由同住工作人员承担报销。
第三十条 交通费用
   (1)因公出行,市内交通费用按照实际发生额实报实销,具体包括:
       1.1 公共交通工具费用:因公外出乘坐公共交通工具,例如出租车、地铁、公共汽车而支付的费用;
       1.2车辆费用:员工自有,但主要用于外出办公的车辆所发生的加油费、路桥费、停车费等。
   (2)经办人报销公交费用时,应注明经办事宜。
第三十一条 工作餐费
   (1)出差期间(一天以上)的工作餐费,已含入出差补贴中,不另支付。
   (2)因公外出(一天以下)的工作餐费标准为:15元/早餐、25元/午、晚餐。
   (3)工作餐费需取得相关凭证,按报销流程进行报销。原则未超过标准的以实际发生报销,超过标准的,以标准金额报销。
第三十二条 通讯费
   (1)通讯费包括办公室支付给电信服务商的座机电话费、网络服务费;经秘书长批准予以报销的其他通讯费用。
   (2)办公室的通讯费用由财务人员按月根据发票金额缴纳。
   (3)专职工作人员通讯费补贴由基金会确定每月定额每人200元,与工资一起发放。
   (4)出差补贴已涵盖通讯费,出差期间通讯费不再另行支付。
第三十三条 招待费
   (1)招待费包括本基金会人员在业务往来中招待有关人员所发生的费用,如:餐费、礼品费、其它相关费用,招待费发生前需向理事长或秘书长申请同意,并确定费用标准,不得超出此标准。
   (2)招待费支出应当谨慎使用。经办人报销招待费用时,应由本人填写《费用报销单》,并注明招待对象、人数。
 
第九章 投资资金管理
第三十四条 投资资金管理
     为实现百蹊注册资金及闲置资金的保值、增值,投资资金申请审批流程如下:
   (1)理事会制定投资策略。
   (2)投资小组根据理事会制定的投资策略制定具体的投资方案。
   (3)投资小组根据投资方案申请资金调拨,经三级审批(十万元及以上理事长复审)同意后,由财务组执行资金调拨。
   (4)投资资金的网银审批流程的第一道审批为财务组长,第二道审批为理事长。
   (5)投资小组每年度向执委会和理事会提交投资报告。
附则
第三十五条 此制度未涉及事项,由理事会讨论决定后补充。
第三十六条 本制度解释权归理事会。
本制度于2018年12月重新修订。