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广东省百蹊教育基金会采购管理制度(试行)

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百蹊教育基金会 发表于 2022-10-21 18:03 | 显示全部楼层 |阅读模式
本帖最后由 百蹊教育基金会 于 2022-10-21 18:05 编辑


广东省百蹊教育基金会采购管理制度(试行
第一章 总则
第一条 目的及范围
为更好规范广东省百蹊教育基金会(以下简称:百蹊基金会)的物资以及服务采购流程及要求,故制定百蹊基金会的采购制度。
本流程适用于所有与百蹊基金会相关的采购行为。
第二章 采购分类以及职责分工
第二条 购类型和职责实施分工
类型
采购实施部门
外部物资类采购,包括但不限于校服、教辅、洗衣机等
实物助学组
内部相关物资采购,包括但不限于推广物资或者服务、义工关怀礼物、义卖物资、月捐系统以及物资等。
相关需求职能组
服务类采购:向第三方机构采购的服务类项目
相关需求职能组
秘书处的办公用品以及相关物资
秘书处
第三章 供应商
第三条 百蹊基金会供应商分为固定供应商和非固定供应商两类。
需求职能组根据项目工作实际需求优先选择《固定供应商目录》中的供应商。若《固定供应商目录》无法挑选出适合工作需要的供应商,可另行选择非固定供应商。
第四条 供应商应为经合法登记注册的组织或具有某一方面专业技能的个人。
(一)合法登记注册的法人实体,应具备下列条件:
1.具有独立承担民事责任的能力;
2.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力;
(二)个人供应商应具备下列条件:
1.具有独立承担民事责任的能力;
2.具有履行合同所必需的设备和专业技能。
第四章 采购程序和流程
第五条 依据采购物资/服务的要求以及采购的金额寻找合适的供应商及货源,或者自主招标进行竞价。
采购金额
非固定供应商
固定供应商
单次采购金额在3000元以下(含3000元)
1. 作为小额采购,采用小额采购的方式进行直接采购。
2. 2.如果职能组组长或者秘书长认为有必要三方比价,则需要进行三方比价的方式采购。
3. 3.采购金额在人民币1000元或以上,非电商平台采购需签订采购合同。
4. 4.同等规格同等价钱下,优先选择天猫、京东、苏宁等电商平台进行采购,采用以上电商平台可不用签订采购合同。
单次采购金额在3000元以上,10万元以下(不含10万元)
1.需要走三方比价流程确认供应商。
2.对于某些特定的服务类采购,例如合作式的项目以及专有的服务等,无法通过三方比价确定的,由需求职能组向执委会提交项目说明和预算,由执委会审批。
3.非电商平台的采购,必须签订采购合同。
4.同等商品同等规格等条件下,优先选择天猫、京东、苏宁等电商平台进行采购,采用以上电商平台可不用签订采购合同。若选择电商平台的价格高于线下商家的,须注明选择的原因。
1.优先采用固定供应商,同类供应商之间进行综合比价。
2.须签订采购合同。
单次采购金额在10万元以上,30万元以下(不含30万元)
1.单次采购金额如果超过10万元(含10万元),需由执委会审批。
2.需要走三方比价流程确认供应商。
3.对于某些特定的服务类采购,例如合作式的项目以及专有的服务等,无法通过三方比价确定的,由需求职能组向执委会提交项目说明和预算,由执委会审批。
4.非电商平台的采购,必须签订采购合同。
5.同等商品同等规格等条件下,优先选择天猫、京东、苏宁等电商平台进行采购,采用以上电商平台可不用签订采购合同。若选择电商平台的价格高于线下商家的,须注明选择的原因。
1.单次采购金额如果超过10万元(含10万元),需由执委会审批。
2.优先采用固定供应商,同类供应商之间进行综合比价。
3.须签订采购合同。
单次采购金额在30万元以上(含30万元)
1.通过自主招标流程的形式确定合作供应商。
2.必须签订采购合同。
* 三方比价,即根据需要采购的物资或服务,选择至少3家供应商作为候选供应商,通过对比价格、货期、服务、口碑等要素,选定其中1家作为选定供应商。具体比价方式见第七条。
第六条 单次采购金额在3000元以下(含3000元)的采购流程
(一)单次采购金额在3000元(含3000元)以下,采用小额采购的方式进行直接采购。
(二)相关流程如下:
1.相关职能组提出物资/服务采购需求。
2.根据采购的类型,由相关职能组经办人员制定采购计划,采购计划主要是简明阐述采购原因、计划、相关负责人、金额等信息,作为相关部门审核采购行为合理性的依据。
3.由相关职能组组长审批,提交到秘书长审批;如果是秘书处工作人员处理的采购,如果涉及相关职能组,经需求职能组组长确认后,然后提交给秘书长审批;秘书处办公用品类的采购,秘书处经办人员提交给秘书长进行审批。
4.需求职能组组长或者秘书长认为有必要三方比价,则需要进行三方比价的方式采购。
5.同等规格同等价钱下,优先选择天猫、京东、苏宁等电商平台。
6.对于非电商平台的采购,采购金额为人民币1000元或以上必须签订采购合同。
7.向线下供应商采购金额小于1000元,或向电商平台的供应商采购,可不签订采购合同。线下无合同采购,以交付物资或服务后结算的发票为准,线上无合同采购,以电商平台的条款和价格为准。
第七条 单次采购金额在3000元以上,10万元以下(不含10万元)的采购流程
(一)单次采购金额在3000元以上,300000元(含300000元)以下的采购,优先采用固定供应商,如果固定供应商存在2家或以上同类供应商,同类供应商之间需要进行综合比价。
1.相关职能组提出物资/服务采购需求。
2.根据采购的类型,由相关职能组经办人员制定采购计划,采购计划主要是简明阐述采购原因、计划、相关负责人、金额等信息,作为相关部门审核采购行为合理性依据。
3.由相关职能组经办人员在固定供应商名录中选择相应供应商,同等规格下,应该保持和最近一次采购价格的一致;如果同等条件下,价格存在偏差,应在同类供应商中进行综合比价(至少3家),最终确认供应商。
4.需求职能组组长或者秘书长认为有必要进行三方比价,则需要进行三方比价的方式采购。
5.非电商平台采购的,须签订采购合同,采购合同需经需求职能组组长以及秘书长同意,并由秘书处归档。
6.向电商平台的供应商采购,可不签订采购合同,以电商平台的条款和价格为准。
(二)如果选择非固定供应商,则需要进行三方比价。
1.相关职能组提出物资/服务采购需求。
2.根据采购的类型,由相关职能组经办人员制定采购计划,采购计划主要是简明阐述采购原因、计划、相关负责人、金额等信息,作为相关部门审核采购行为合理性依据。
3.采购经办人在新物资采购前,应进行物资/服务采购比价,填写物资/服务采购比价表,并在论坛上建贴记录,作为过程性文件和审批依据。
4.对于延续性项目,采购规格和价格不变的情况下,如没有新增的供应商,可以引用上次的物资/服务采购比价表,不需要重新进行三方比价。
5.比价流程和过程中审批
6.   采购经办人需要填写物资/服务采购比价表;
7.   采购人员、需求职能组组长以及秘书长依次在论坛填写各自意见;
8.   采购人员、需求职能组组长以及秘书长需要在纸质的《物资/服务采购比价表》签名,由秘书处归档。
9.非电商平台的采购,必须签订采购合同。
10.对于某些特定的服务类采购,例如合作式的项目采购以及专有的服务等,无法通过三方比价确定的,由需求职能组向执委会提交项目说明和预算,由执委会审批。
11.同等商品同等规格等条件下,优先选择天猫、京东、苏宁等电商平台进行采购,采用以上电商平台可不用签订采购合同。若选择电商平台的价格高于线下平台的,须注明选择的原因。
第八条 单次采购金额在10万元以上,30万元以下(含30万元)的采购流程
(一)单次采购金额如果超过10万元(含10万元),需由执委会审批;
(二)余下采购流程参照第七条 条款执行。
第九条 自主招标采购流程
(一)对于单次采购金额超过30万元的采购方案,需提交理事会审议并审批
(二)需要以自主招标的方式确认供应商。
2.通过在基金会对外官方渠道包括不限于论坛、公众号发出招标信息,应标方在指定时间提供应标所需文件。
3.由基金会秘书处按要求完成竞争性谈判、评标,确定中标人后发出中标通知书,并在基金会论坛、公众号公示合格的中标人资料。
4.公示时间不少于5个工作日。如遇特别紧急情况,可报理事会,经理事会授权缩短公示时间。
5.采购负责人应制定相关的验收计划,组织具备相应能力的验收人员(包括志愿者、助学点教育局或者学校老师代表等)根据采购协议、产品标准规范的要求进行采购内容的验收工作;把验收合格作为支付部分采购款的条件之一。
第十条 秘书处相关物资采购权限审批
(一)单次采购金额3000元以下(含3000元),由秘书长审批;
(二)单次采购金额如果超过3000元以上,10000元以下(含10000元),由执委会审批;
(三)单次采购金额如果超过10000元以上,由理事会审批;
(四)采购流程,依据采购金额参照第六、七、八、九条 条款执行。
(五)秘书处每年年初需要向执委会提交上一年物资采购明细,由执委会进行回顾。
第五章 固定供应商名录
第十一条 百蹊基金会根据实际需要,建立固定供应商名录。
固定供应商需满足以下条件:
(一)至少与基金会合作两次;
(二)至少合作1年以上;
(三)且每次都能达到基金会相应物资采购或服务提供的要求;
(四)经办部门(包括但不限于需求职能组、秘书处、财务组等)一致评价该供应商可继续长期合作。
第十二条 固定供应商名录管理
(一)各需求职能组可根据实际需要向执委会提出将供应商列入固定供应商名录的申请,申请内容包括但不限于:
1.供应商的资质:包括但不限于机构简介、注册文件(包括营业执照、组织机构代码及税务登记证等,复印件加盖机构公章)、团队成员简介及资质证明等。
2.过去1年的合作的经历。
3.需符合第十一条提出的条件。
4.列入固定供应商的理由。
(二)执委会进行投票决定是否列入固定供应商名录。
(三)基金会秘书处作为固定供应商名录的归口管理,负责做好固定供应商纸质档案管理、组织固定供应商年度评价和更新《固定供应商目录》。
(四)秘书处负责组织对供应商的年度评价。年度评价是指以年度为周期对供应商做综合评估,每年年底一次。
(五)秘书处结合各职能组对固定供应商名录的供应商进行评价,予确定固定供应商给予保留和淘汰其在《固定供应商目录》的资格认定。
(六)职能组供应商服务效果记录、协助秘书处做好固定供应商年度评价等。
第六章 采购合同
第十三条 与供应商签订购销合同
合同需明确物资/服务采购的明细,以及交货期/服务期限、物资/服务交付方式、付款方式等,并在合同的付款条款中约定一定比例的验收款(验收合格后支付)。
合同的验收条款中应约定,若货物/服务验收不合格,可采用退货/取消服务或用其他方式处理。
第十四条 合同审批流程
(一)购销合同由采购经办人草拟并经职能组组长审阅后,提交给秘书处。
(二)秘书处提交给百蹊基金会法律顾问审核,对于法律顾问已经审核通过的合同模板则省去此环节。
(三)法律顾问审核通过后,由秘书长签署同意。
(四)与供应商签署正式的合同。
第十五条 选择供应商后,需对采购的物资先进行样品确认,对材质、尺寸、质量一一核对,核对方式可以通过厂家考察或寄样的方式。样品核对后和供应商双方签名确认。
第十六条 供应商签好购销合同后寄回,并依交货期进行生产,依交货方式进行交货。
第十七条 依相关条件,如能上门验收的,货物完成后,由项目负责人,或指定代理人带样品上门验收;如不能上门验收的,将样品寄给学校,由学校对比样品进行验收,并填写及传回《实物捐赠验收单》。
第七章 付款
第十八条 由采购经办人填写《用款申请单》,和项目计划书、购销合同一起向财务组申请支付货款订金、货款尾款。
审批流程:采购经办人提交付款申请 -> 所属职能组组长审批 ->秘书长审批 -> 财务组组长复核 -> 划拨付款。
第十九条 应商收到货款后,需在两周内开据有效的发票(增值税普通发票)给百蹊基金会。
第二十条 采购经办人需将有效发票交与财务组完成财务报告。
第八章 其他
第二十一条 秘书处每半年向理事会提交采购以及供应商管理情况的报告。
第二十二条 本采购制度经 2022 年10月19日第 理事会表决通过。
第二十三条 本采购制度解释权属于理事会。
附件1:《百蹊实物项目采购流程(2013版)》
一,目的及范围
规范百蹊实物捐赠项目的物资采购流程及要求,百蹊所有实物项目中需要采购的物资均属之。
二,权责
1、由百蹊实物组指定的项目负责人进行采购;
2、由执委会进行审批;
3、由学校进行验收。
三,采购流程
1、依据项目捐赠物资的要求,寻找合适的供应商及货源,或者公开招标进行竞价。
2、供应商选择原则:
1)有合法登记的经营企业,能开出有效发票;
2)有足够的生产能力或货源库存;
3)能提供合理的价格;
4)按资助地区就近优先选择。
3、供应商至少选择两家以上,进行质量、价格、服务条件等方面的对比,并将选择及竞价过程公开并保存。
4、选择供应商后,需对采购的物资先进行样品确认,对材质、尺寸、质量一一核对,核对方式可以通过厂家考察或寄样的方式。样办核对后和供应商双方签名确认。
4、供应商进行报价,需提供《报价单》;
5、实物组确认价格,与供应商签订购销合同,合同需注明各项订货协议条款及交货期、交货方式、付款方式等;(购销合同由项目负责人填写完成后,发给秘书长签字盖章后寄给供应商)。
6、供应商签好购销合同后寄回,并依交货期进行生产,依交货方式进行交货;
7、依相关条件,如能上门验收的,货物完成后,由项目负责人,或指定代理人带样办上门验收;如不能上门验收的,将样办寄给学校,由学校对比样办进行验收,并填写及传回《实物捐赠验收单》。
8、由项目负责人填写《用款申请单》,和项目计划书、报价单、购销合同一起向财务组申请支付货款订金、货款尾款;
9、供应商收到货款后,需开据有效之发票给百蹊。
10、项目负责人需将《实物捐赠验收单》及有效发票交与财务组完成财务报告。
11、如货物验收不合格,可与供应商协商退货或其它处理办法。
12、采购完成后,项目负责人需将本次采购信息、供应商信息登录《实物项目总表》
四、相关表单
1、《百蹊实物购销合同》
2、《百蹊实物捐赠验收单》
3、《用款申请单》
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