会议参加人：协调组义工、各小组组长、副组长及部分义工列席会议。
会议主持：一生悬命
会议记录：foxrace
一、各组汇报工作状况、人力情况、存在问题。
联络组
1.2007年10月底完成汇款通知工作，到目前为止仅有4个孩子的资助人未汇款；
2.汇款反馈和核查工作，预计11月完成大多数；
问题：
1.联络组人力不足。（还需要找一个四川当地的义工协助困困完成女童班的专项联络工作）
2.湖南新地区的开辟工作，请联络组再行确认，是否可以开辟，尽快给协调组回复。
3.每次认捐完毕之后的资助信，要及时发送。
综合组
1.财务制度已经建设完毕;财务人员足够,无需招募。
2.人力制度需要进一步完善,需增加1~2人协助人员考核及新人转正事宜。
3.网络组,目前可以维持基本的维护和权限申请工作,主页和系统的开发,未完成。
问题：
1. 系统开发：尽量在半年内完成，如果没有合适的系统开发人力，可以找专业的软件公司开发，但是需要进一步评估价格和后续的系统维护等事宜。Foxgrace负责联络相关开发人员，并协助提供相关论坛的各项数据库架构，以便于系统开发使用。
2. 热心网友特殊权限：为了方便一部分热心网友协助百蹊进行宣传和实地开展活动，考虑给予相关资格。具体名称和管理组别待进一步讨论确定。2007-11-15日完成。
3. 各小组组长和副组长的培训，计划在11月中旬开展，由foxgrace协助整理培训资料，一生悬命和molly负责ts培训。
助学组
助学组目前的工作均可以正常开展和及时完成。
问题：
1.人员缺乏，人力组已经开始招募工作。
2.人员的工作状态，需要进一步要求和加强。
3.请联络组和其他组，注意规范自己小组内的各项信息变更状况的提交状况，请在指定的帖子内跟贴。
调查组
1.今年调查工作和复查工作基本已完成。后续不计划安排实地调查工作，复查的还有上犹和巴马的一些孩子未安排实地复查，计划在元旦期间安排实地复查工作。
2.调查内勤缺一个人，人力组已推荐合适人选，待确认是否适合。
问题。
1.复查结论为"继续资助"的,不做专项讨论。
2.对于结论为"不继续资助"的,或者其他小组义工提出严重质疑和反对的个案，将由调查组组织讨论确定是否继续资助。
3.参与讨论人员为：该个案调查人员、助学组负责该个案地区的义工、联络组负责该个案地区的义工、调查组内勤、该个案资助人，由参与讨论人员投票表决确定是否继续资助。
4.调查组需进一步完善相关复查制度。
推广组
1.东莞常平的摄影展延迟，后续需要进一步确定是否可以延迟开展。
2.计划利用我们在惠州的资源，在惠州当地举办摄影展。
3.募捐旧衣服，因为资源的限制，今年无法举办实地募集，已联系并通知了预约捐助旧衣物的朋友自行邮寄。
4.旧挂历的回收工作，因去年的反映良好，今年计划继续开展。计划11月开始做募集方案和计划书，在12月份开展实地募集活动。
5.网络宣传需要进一步加强，需要招募2名网络宣传推广人员；
6.今年百蹊的年会，计划在今年在农历年前开展，地点仍然是东莞。并会和相关户外、公益组织联络，错开时间，避免出现赶场参与年会的状况。
问题：
1.百蹊征文，可以每年开展一次，今年的征文活动结果，可以尽快公布。
实物组
1.岁月有声提供的湖北学校的捐助体育设施项目，协调组已同意立项，等调查组实地调查结果。
2.贵州的图书已经发送，等卞校长收到图书之后的具体意见。如果该书目可行，计划后续给其他学校的大部分书籍就按照这个书目来进行。（因各地教材不一样，因此教辅书需要更改）
问题：
1.很多义工都不清楚目前实物组还有哪些项目未完成，还有哪些资源可以利用，实物组需要整理一个汇总表，在外部论坛公告：已经做了哪些项目、正在做的有哪些项目
同时在内部论坛公告：等待处理的有哪些项目、等待处理的有哪些资源。
二、专项讨论
1. 联络组一直在进行着大量的重复劳动。举个真实的例子，一个资助人在春季学期汇款之后，义工电话向学校核查到孩子收到汇款，之后学生打电话告知义工收到汇款，再之后我们收到孩子的信件告知义工收到汇款，最后我们写信给学校，学校回信告知收到汇款。最后这封信真的有必要吗？如果孩子写信和打电话在义工电话核查之前，义工电话核查还有必要吗？
明确这一点有助于减轻义工工作量，在数据库设计中，也将涉及到这个问题。
电话核查和反馈表核查，可以视实际执行状况设置优先级，考虑取消其中一项，因联络组组内目前未明确需要取消电话核查或者反馈表核查，待联络组进一步考量具体的操作简化方式。
2.在没有数据库的情况下，控制一对一资助学生数量在500以下。
同意，但是数据库要在半年内完成并可以正常使用。
3. 游山玩水]版是否允许商业性质的户外活动召集(即没有详细的行程,财务分摊不采用AA制,活动组织者收取一定的组织费)或广告.
由斑竹制定本版活动召集规则，商业性的召集必须经版主审核，并做一个免责声明：声明游山玩水版所有活动，均为百蹊义工及网友的个人行为，与百蹊助学网无关，请谨慎参加。
4. 狐狸出任综合组组长。
同意，通过。
5.推广组将招募义工的宣传作为近期的工作重点。
目前人力招募贴的转发工作已经开展。
[ 本帖最后由 foxgrace 于 2007-10-29 19:21 编辑 ] |
