2007-6-30协调组及各小组组长会议记录

会议参加人：协调组义工、组长。部分义工列席会议。
会议主持：一生悬命
会议记录：foxrace

一、各组汇报工作状况、人力情况、存在问题。

联络组
华泰的资助确认已经结束，一个人因联系不到取消资助，重新发布。
问题：新进的一些义工很难找到，人力组考核时是否有明确考核工作时间和具体的岗位要求？部分义工是否清楚请假规定，一部分人总是找不到。

助学组
主要工作重点为新义工培训和孩子资料发布。
华泰的资料拖了好久，会尽快解决和完成。
巴马和布拖的资料，调查组的后续未提交，希望尽快确定提交和完成期限。
秋季汇款通知，会尽快安排完成。
义工都可以联系到，molly负责新人培训。总表的问题，计划增加一个总表义工。

调查组
1.今后在对调查人员的培训时要做到更详细，更周到，更全面。
2.为了使每个成员对自己的工作职责更明确，所以对调查组所有内勤进行了重新分工，由qinyong同学负责调查联络岗位及值班QQ；鸿雁同学负责整理调查版块，并制定详细规划的论坛导读；土豆和梅花同学进行调查报告整理及制定调查出行所需文件模。分工明确后，对秦俑同学的这个岗位作了详细的介绍与要求，涉及了如何作调查计划、对调查资格的认可、如何作调查策划，并建议申请复查的网友去江西上犹复查的原因（交通便利，资助覆盖面广，当地义工资源丰富）以及强调了要提醒去复查的人员购买保险等。
3.就调查组下半年工作作了详细规划：
3.1拟暑假期间（7月）去江西上犹复查；
3.2拟国庆期间去广西巴马或宁夏彭阳调查；
3.3拟建立布拖联络站和巴马联络站；
3.4调查组拟培养巴马本地调查人员；
3.5经过大家的讨论，一致同意调查组副组长人选暂定为糊涂虫。

推广组
摄影展的事情,很多工作都是义工和网友在做，休息半个月之后再进行。
目前紧急缺的就是平面设计的义工。
还有在一个企业的推广，公司高层很重视,对百蹊也很信任，具体的合作模式讨论等，molly会发专贴出来，此事由molly全权处理。

财务
财务组招募新人之后，彼此的分工和职责需要进一步明确。
关于后续各种独立项目的财务计划，必须财务义工审核同意。独立项目的财务制度雨林己经做出来了，请大家去提出意见，雨林一并修改。

图书组
做了三个学校的捐书后，放慢了速度，正在等待学校图书的使用复查情况报告，看怎样调整流程，暑假准备做布拖两所学校。另计划下半年试行旧书捐助。
人力状况：小青、了了（休假中，也在干活）、糊涂虫（兼职调查组副组长）、雪中松（新义工）
存在问题：1、为了保证图书质量，寻找更多好的书源。2、流程重新讨论中，根据实际遇到的问题进行调整，会参考学习微笑的流程。3、人力问题，现在图书组人员太少，已经向人力组提出，大约5人全职的配置。
协调组的建议：在效果一致的前提下（买3000册便宜的但很多没人看，和买1000册贵的但很多人看，效果差不多），图书组可以倾向购买质量好的，以孩子的收获为最后的评估标准。

独立项目
1. 甘肃清水的项目缺一个复查，就可以结案。
2. 四川布拖的鞋子已经开始运输，后续的工作已经安排好，增加的80个书包已经在苏呷处，并已确定好分配方式。

网络组
是否需要数据库的开发，网络组和协调组还需讨论。
下半年计划把主页做出来。
数据库和认捐系统是否做，待确定。

人力
暂时狐狸1人负责具体的执行工作。后续计划进行各组别岗位职能分工，人力的相关制度完善，增加新人的入职谈话和考核并增加新进义工见习期制度。
推广组急缺平面设计人员，图书组急缺管理人员。

二、专项讨论

1.数据库是否自己开发？谁来牵头？
数据库是自己开发还是沿用格桑花的数据库，待网络组进行评估。
Missing主动要求由他自己进行开发。
格桑花的一些前义工也答应帮忙把格桑花数据库修改成百蹊可以用的模式。

2.是否需要例会，多久一次比较合适。
要，计划一个季度一次。

3. 建议成立实物组（包括现在的图书组和独立项目）、综合组（包含财务、人力、网络），如果成立，要讨论组长人选。
同意成立实物组（包括图书项目和未来和孩子有关的独立项目）。综合组（包含财务、人力、网络）
实物组组长：由协调组小青兼任。
综合组组长：由协调组一生悬命兼任。
备注：和义工/网友有关的独立项目归推广组负责。

4.孩子考上大学怎么办？原资助人继续资助的话，我们是否列入个案管理？
百蹊的所有个案均到高中为止。
孩子考上大学，确实家庭困难而且原资助人不愿意继续资助的话，可以以义工个人名义在交流和茶舍发贴寻求帮助。但说明不列入正常个案进行管理。
备注：建议做一些小册子给高三的学生，介绍一些国家的针对贫困学生的法律法规和政策规定。

5.关于代课教师资助的流程和资助金确认。
资助金标准：每月100元，每学期5个月，一次性资助和发放。
资助金发放时间：每学期结束进行一个学期的资助金汇款通知和跟踪确认。
备注：此次5月份调查的代课老师，可以在本学期结束的时候发放资助金。

6.关于女童班的项目确认 （协议、调查表都已经完成，学校正在寻找管理员）
协调组原则上同意目前的项目进展。

7. 布拖非住校生资助标准和发放形式。
布拖的非住校生不另设置资助标准。但是在发汇款通知的时候，备注说明：建议资助人以实物的形式资助孩子。
布拖的住校生资助方式和资助标准，沿用其他地区之方式和标准，不做特别规定和说明。
备注说明：
布拖地区住校生，助学金200元/学期
布拖地区非住校生，助学金100元/学期，括号注明：建议资助人以实物（衣物、书包、文具等）资助，由资助人自行决定．

特殊情况的，参照调查人员的报告建议．

8.百蹊T恤的制作，需要指定牵头的组、责任到人。
由推广组负责，负责人：molly

9.乐不思书帮忙宣传的事宜。
欢迎乐不思书网友帮我们做百蹊形象宣传，但是在没有义工的城市，目前的流程不允许我们把孩子的资料统一拿出去做认捐。

10.摄影展的安排是否能在其它城市进行？
Molly将摄影展需要注意的事项和所需要的资源在内部公开，征求各地义工的意见，如条件成熟，可以在其他城市进行。
协调组提醒：要多注意加强网络宣传。

11.调查组组长继任人选
调查组组长：协调组困困兼任。

[ 本帖最后由 一生悬命 于 2007-7-3 01:30 编辑 ]

狐狸辛苦了！
让我们都学习了一下昨天会议的精神！

原帖由 foxgrace 于 2007-7-1 12:50 发表
布拖非住校生资助标准和发放形式。
布拖的非住校生不另设置资助标准。但是在发汇款通知的时候，备注说明：建议资助人以实物的形式资助孩子。
布拖的住校生资助方式和资助标准，沿用其他地区之方式和标准，不做特别规定和说明。

布拖的住校生资助方式和资助标准不是不论中小学一律统一为200元/学期吗？
布托的非住校生不另设标准什么意思？
最后一句，我可不可以理解为“布拖的非住校生资助方式和资助标准，沿用其他地区之方式和标准，不做特别规定和说明。”

盼复，谢谢！

梅花可以按照其它地区标准制定布拖的资助金额，换句话说，你就当布拖的孩子是上犹的。

对,别的地区的标准是什么,布拖的标准就是什么:)

那布拖住校生之前制定的200元的标准呢?修改了?和其它地区一样?

辛苦！狐狸打字超快，又很会领会大家的意思，赞一个~

请人力组按新组别把人员及状态列一下好吧？

“布拖的非住校生不另设置资助标准。但是在发汇款通知的时候，备注说明：建议资助人以实物的形式资助孩子。”
——
既然决定了资助款给孩子家，i还要这个建议了吗？
而且如果以实物资助的话，资助人必须提供邮寄的情况，我们才好跟进核对。学校反馈和复查时也要特别注意。

人员情况可以参考工作大厅的帖子，我做了更新。

呵呵，昨晚没听完，现在看完了！

关于后续各种独立项目的财务计划，必须财务义工审核同意。具体流程和制度等，由困困负责拟订初稿（在论坛公布），温带雨林修改，协调组负责跟进和讨论通过。

实际的意思是：
关于后续各种独立项目的财务计划，必须财务义工审核同意。独立项目的财务制度雨林己经做出来了，请大家去提出意见，雨林一并修改。

这个会议记录如果没有错的地方了，就把它发外面去吧。