本帖最后由 百蹊调查组 于 2021-3-19 15:27 编辑
三、组织召集实地访查活动
1、组织实地调查/复查活动流程 工作流程简介:职能组提出调查复查申请->调查组立项 ->向各职能组征集调查/复查任务资料->发帖召集活动,领队制定行程计划和工作计划->收集报名资料(申请表,免责声明,保险)->组织调查培训->实地访查活动开始->内勤负责全程联络,发联络帖->实地访查活动结束->收集调查/复查报告、照片、资料->内勤审核整理调查/复查报告->审核完毕,转交下游职能组,工作完成。
2、组织调查/复查活动内勤工作内容要点
2.1、收集调查/复查任务资料(调查组长) 要求相关职能组在活动开始前至少提前一个月提供清晰任务清单和工作资料(调查组长至少提前两个月在义工综合工作版-调查组开帖向各职能组征集访查任务和资料)
根据各职能组提供的标准版本(见附件:各职能组提供资料版本)检查是否齐全,转交实地访查领队。
2.2、活动召集帖内容基本要求 1、前往调查地区简介 2、调查/复查任务说明 3、人员配置要求 4、行程计划安排 5、工作计划安排 6、出行物资必备和相关注意事项要求,风险提醒等。
2.3、收集报名资料并建立访查联络群(联络义工) 1、调查组长会在麦客网编辑每次访查活动报名内容,并将访查活动报名链接发给推广组。参加访查活动的人员通过百蹊的微信公众号发布的访查活动召集帖中,填写《百蹊助学调查/复查报名申请表》,要求填写完整,有紧急联络人和联络电话;活动召集帖发布后,调查组长会每周查看报名人员的情况,并及时将报名的人员名单提供给联络义工进行联系。 2、联络义工从调查组长处取得报名参加活动的人员名单后,参照以下内容与报名人员一一确认行程(见附件2)。 (1)时间是否可以,例如:**的访查时间是*月*日至*月*日(尤其是涉及到比较重大的节假日,需要提前请假及买票,如五一小长假和十一国庆长假期间) (2)**访查的过程中会涉及到小部分的山路和徒步,询问队员的体力是否OK(有无户外爬山或者徒步的经验?)访查的期间建议穿着防滑的鞋子~ (3)是否之前有参与过类似的公益活动(什么活动?)?我们的访查活动中所有费用AA制(费用包括访查期间的伙食、交通及住宿费用) (4)访查期间根据百蹊的访查要求进行拍照,拍摄的照片希望能同意交由百蹊使用(用于学生资助资料建档及发布)。 (5)访查的过程中队员拍摄的照片需要发布到朋友圈,微博等个人社交平台时,不能使用被访查学生及家人的正面照片,及带有隐私信息的照片(如地址信息、名字等) (6)访查过程中能够服从领队的工作安排,听从指挥,访查回来后,请预留足够的时间,及时在网站上提交访查报告。 注意:重大的节假日,要提醒参加的成员提前确认行程、订好往返票(例如十一国庆节期间)3、与报名访查活动的人员确认好行程后,建立访查联络表并实时更新访查队员的出行资料,如:出行时间、返程时间、车次/航班信息等 4、建立微信群,把所有已确定行程的访查人员拉入群中,同时邀请秘书长、领队和调查组长入群。并与领队、调查组组长确定好行前培训的时间(原则上行前培训应在活动开始前十天进行)(如有队员中途因个人原因无法参加,请他退出联络群,因涉及后期访查隐私)
5、调查组后勤联络义工在访查活动开始前3天,将收集好的访查联络表,提供给百蹊办公室专职义工,由其统一为各位参加访查活动的人员购买人身意外伤害保险(专职义工无需购买保险);联络义工将秘书处购买的保险单号添加到访查联络表中,并将联络表发给领队及各访查人员,要求访查人员不擅自外传上面的个人信息; 6、用百蹊调查组的ID将完整的访查联络表,压缩打包存档至 执委会-资料存放区-历次调查复查人员申请表及汇总表 帖子里,并更新一楼的汇总表(添加新的访查人员资料,及汇总表的名称和汇总帖的题头:如“更新到2019年4月****”)。本帖子所有附件要设置为150或<百蹊义工2 > 的权限。 7、出发前3天,向领队征集访查活动的任务计划表及行程安排表
8、在实地活动正式开始前一天,在实地访查工作区-实地访查提前发活动联络帖,并在微信群里根据访查队员出发的时间,询问访查人员出发情况,随时跟进并更新在联络帖中; 9、访查活动进行期间,联络义工应积极邀请前方访查人员在群里发与访查活动相关的相片、访查活动进行的情况;在当天活动结束后,请领队反馈当天访查任务的完成情况。分早、中、晚三个时段,于联络帖中更新当天访查活动的实时状况,直到访查活动完全结束。 10、配合活动的进行,如活动中需要补充资料,或与职能组工作相关的问题,协助联络解决 11、如活动中遇到突发情况或者事故,及时联络当地义工协助解决,并立即通知协调组值班组长或其他可联络成员,作出及时应对处理。 12、访查任务结束后,在群里跟进访查人员返程情况,确保各位访查人员已安全回到各自的驻地 。 13、实地访查活动结束后,请领队提供访查任务总结表并提醒领队在实地访查版,提交此次访查活动的财务明细帖。
1、含有保险信息的调查/复查人员访查联络表(人手一份); 3、队员行程计划和调查/复查工作计划、人员工作分工情况 (人手一份); 6、调查/复查空白表格,调查授权书等 (视工作量打印准备); 7、百蹊助学介绍和相关项目流程介绍资料(视情况准备); 6、交流解答参与访查人员的疑问。
2、6、资助款项的申请 在访查活动开始前,负责地区访查活动的领队将个人的银行卡号提交给调查组的联络义工,然后联络义工将领队的银行卡号给一对一组组长,最后由一对一组向财务组申请该地区的资助款。
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