项目工作流程

[团体助学] 小学团体项目日常项目管理工作流程(试行)

一、学生资料管理
1、学生编号
对确定资助的学生,每个个案以如下形式进行编号:XXXX-YY-ZZZ。即项目简称-受助年份末2位-个案流水号。


【团体项目编号和学生资料编号规则说明】:
http://www.baixi.org/bbs/forum.php?mod=viewthread&tid=17590&extra=page%3D1

2、学生名单确认
2.1  秋季入学新生名单
如计划开展新一期项目,则需在春季学期期末提醒学校负责老师准备新生名单,重申资助要求。秋季学期开学时,项目负责人和学校联系,取得学生名单。名单中应包括学生姓名、性别、出生年月日、班级、住址、家长姓名及联系方式,特殊情况如孤儿、单亲、病残等最好有标注。然后将新生名单交给组长,以供组长进行新项目汇总并提交给调查组。
2.2  往届学生名单
对于正在进行资助的学生,分别于春季和秋季学期开学时和学校取得联系,确认上期名单上的学生是否均已报到,未报到的学生尽量确认原因。将核对后的报到人数反馈给资助人,按照实际报到人数进行资助。


3、学生资料维护
3.1  调查资料
凡新项目确定资助的学生,待调查组提交合格调查报告后,由项目负责人在相应项目资料版块内进行整理,并发布学生资料贴。
3.2  复查资料
小学项目每年至少复查一次,访查人员发布复查报告并审核通过后,项目负责人应及时在原学生资料帖内进行更新。终止资助个案移到【个案终止资料区】。


二、汇款
1、发送汇款通知
确定学生名单后,用短信和邮件的方式发送汇款通知(统一格式),提醒资助人进行汇款。同时向资助人强调,汇款后及时告知项目负责人。如汇款通知发出1周后未收到任何回复,应督促资助人,尽量在2周内完成汇款。如确有特殊情况,项目负责人应了解汇款进度,确保工作完成。
如现有资助人无法继续资助,或不回复汇款通知,在没有解释的情况下,超过1个月不汇款,则通知组长和负责立项工作的义工,考虑寻求新的资助源。每学期资助款尽量在开学后1月内发放到位,有特殊情况可以顺延,但不能超过期中。

【汇款通知邮件格式】:
尊敬的资助人:
   您好。
   非常感谢您对贫困学生的关爱以及对百蹊的支持。

   新学期伊始,百蹊已向学校核实项目总体情况如下:   
   项目名称:
   本学期学生人数:**人(辍学*人,转学*人)
   资助款总额:***元(实际资助额为***元,加上10%管理费即**元,总额为**元)


   谨此通知您将本学期资助款汇入以下账户:   
   账户名称:广东省百蹊教育基金会
   开户银行:中国建设银行东莞市宏图路支行
   汇款账号:4400 1770 0550 5905 0602

   备注:
    1、汇款后,请您告知汇款时间及汇款账户名,以便我们核实您的汇款是否到帐。如需捐款凭证请说明,我们稍后会寄给您。(注:百蹊教育基金会目前尚未取得税前扣除资格,所以百蹊开出的捐款凭证不能做税前扣除。)
    2、百蹊将在收到资助款后三个工作日内汇款给学校,并要求学校提供相应的收款凭证,收据照片会上传至论坛供您查阅。


    此致

                                                                      广东省百蹊教育基金会
                                                                      项目负责人:
                                                                      联络方式:


2、资助人汇款至基金会
资助人汇款后,请项目负责人通知基金会查收,并将到账情况及时反馈给资助人。如资助人需要收据原件,请在财务工作版指定帖按要求登记。不需要原件者,则将收据照片发送给资助人。


【汇款进度查询帖】:
http://www.baixi.org/bbs/forum.php?mod=viewthread&tid=17190&extra=page%3D1
【捐赠收据登记帖】:
http://www.baixi.org/bbs/forum.php?mod=viewthread&tid=17557&extra=page%3D1

3、款项申请及划拨
由项目负责义工填写《费用申请表》,并在财务工作版发帖申请,待财务组审核批准后,划拨资助款到各教办对公账户。


【费用申请及审批流程】:
http://www.baixi.org/bbs/forum.php?mod=viewthread&tid=17179&extra=page%3D1

4、学校接收及发放资助款
基金会汇款至各教办对公账户,由教办全额转拨给下属学校。教办收到汇款后开具正式财务收据,交给苏志强老师统一寄回基金会。学校自教办领取资助款后亦需开具收据,并将收据照片发送给项目负责人。


三、膳食类项目管理
1、用餐及采购登记表
校方须把每天吃饭的菜单、吃饭人数以及历次采购明细登记在《百蹊膳食类团体资助项目 用餐及采购 登记表》内(注:登记人和校长不能为同一人)。


2、购货收据
校方必须保留每次采购时供货商提供的收据,并注明采供商的联系方式,以备百蹊进行项目检查。

3、就餐照片
校方必须保证受助学生每周吃两次肉,吃肉时请拍照保存,照片要求两张:一张是全班吃饭照,一张是饭菜照。照相机日期时间必须正确,照片不得做任何加工修改。

每月月末,校方需将以下照片发送给项目负责人:当月《百蹊膳食类团体资助项目 用餐及采购 登记表》纸质表格照片、当月学生就餐照片以及当月采购收据照片。由项目负责人将上述反馈照片上传至论坛。

【百蹊膳食类团体资助项目管理登记手册】:
http://www.baixi.org/bbs/forum.php?mod=viewthread&tid=15914&extra=page%3D1

四、实物项目管理
1、资助形式:
1.1  衣物:每学期为小学项目的学生购置一套衣服、一双鞋子。每学期开学时联系学校,收集全体学生的身高及脚长数据(光脚测量),供实物组统计及采购。
1.2  文具:每年购置一套文具。
1.2  书包:每个项目开始的第一学期,为每名学生购置一个书包。
1.3  画纸及彩笔:每年为学生购置画纸及多色水彩笔,并为学生提供一堂绘画课。学期末学校收集部分画作寄回基金会,基金会将根据资助人的意愿,选择部分作品反馈给资助人。


2、操作流程
2.1  负责义工:我来。
2.2  项目负责人将学生性别及人数、身高、脚长等数据提供给我来,由我来与实物组对接。实物组进行采购、发货及物流跟踪。货物到达布拖后,由苏志强老师负责接收安置,同时项目负责人需通知校方到苏老师处领取实物。
校方领取实物时,需现场清点无误,并开具收据,加盖学校公章,交给苏志强老师统一寄回基金会。
校方向学生发放实物时需现场拍照,包括物品照片、发放过程照片及学生领取物品后的合照,并将上述照片发送给项目负责人。照相机日期时间必须正确,照片不得做任何加工修改。

如出现少发货、漏发货、发错货等情况,请各负责人及时告知我来,由我来与实物组对接。


【团体组实物项目分工界面】:
http://www.baixi.org/bbs/forum.php?mod=viewthread&tid=15941&extra=&page=1

五、项目复查
小学项目每年至少复查一次,内容包括给学生拍照、了解家庭有无重大变故及资助款到位情况等。复查前,项目负责人应该认真准备复查资料,详细记录本次复查需要达到的目的、复查对象、重点复查内容等,将以上资料提交给调查组。调查组据此进行复查并完成复查报告,项目负责人检查无误后,及时更新学生资料,并将复查报告发送给资助人。


六、项目总结报告
1、年度总结报告
项目负责人需每年撰写一份项目总结报告,内容主要包括项目运作情况、有无新增或流失学生、流失原因、总体资助金额、反馈中出现的问题及解决方案等。


2、阶段总结报告
如资助人变更,需撰写阶段总结报告,要求同上。

3、整体总结报告
项目中止或项目终止后,需撰写整体总结报告,要求同上。

七、项目中止
两种情况出现可中止项目,一是如果当地的需求消失,譬如经济环境好转;二是百蹊和受资助方合作出现问题。
如果只是资助人退出,项目不中止,项目负责人应提前告诉立项义工,跟资助人进行沟通,尽量挽回。如资助人执意退出,则寻找其他资助人,直到项目完成。项目中止后应撰写整体总结报告。


八、如何和资助人以及当地老师建立良好的合作关系
项目负责人要保持和资助人沟通,及时将相关资料反馈给资助人,多了解资助人的意见。和当地老师联系时,要抱着求人办事的态度,逢年过节,可以通过发送短信等方式,促进双方感情。在工作中,凡是需要当地老师配合的工作,尽早通知给老师们预留出处理的时间。