项目工作流程

[实物项目] 百蹊教育基金会实物项目采购流程(试行)

一,目的及范围
规范百蹊教育基金会(以下简称百蹊)实物捐赠项目的物资采购流程及要求,百蹊所有实物项目中需要采购的物资均属之。

二,权责
1、由百蹊实物组指定的项目负责人进行采购;
2、由执委会进行审批;
3、由学校进行验收。

三,采购流程
1、依据项目捐赠物资的要求,寻找合适的供应商及货源,或者公开招标进行竞价。
2、供应商选择原则:
(1)有合法登记的经营企业,能开出有效发票;
(2)有足够的生产能力或货源库存;
(3)能提供合理的价格;
(4)按资助地区就近优先选择。
3、供应商至少选择两家以上,进行质量、价格、服务条件等方面的对比,并将选择及竞价过程公开并保存。
4、选择供应商后,需对采购的物资先进行样品确认,对材质、尺寸、质量一一核对,核对方式可以通过厂家考察或寄样的方式。样办核对后和供应商双方签名确认。
4、供应商进行报价,需提供《报价单》;
5、实物组确认价格,与供应商签订购销合同,合同需注明各项订货协议条款及交货期、交货方式、付款方式等;(购销合同由项目负责人填写完成后,发给秘书长签字盖章后寄给供应商)。
6、供应商签好购销合同后寄回,并依交货期进行生产,依交货方式进行交货;
7、依相关条件,如能上门验收的,货物完成后,由项目负责人,或指定代理人带样办上门验收;如不能上门验收的,将样办寄给学校,由学校对比样办进行验收,并填写及传回《实物捐赠验收单》。
8、由项目负责人填写《用款申请单》,和项目计划书、报价单、购销合同一起向财务组申请支付货款订金、货款尾款;
9、供应商收到货款后,需开据有效之发票给百蹊。
10、项目负责人需将《实物捐赠验收单》及有效发票交与财务组完成财务报告。
11、如货物验收不合格,可与供应商协商退货或其它处理办法。
12、采购完成后,项目负责人需将本次采购信息、供应商信息登录《实物项目总表》

四、相关表单
1、《百蹊实物购销合同》
2、《百蹊实物捐赠验收单》
3、《用款申请单》