项目工作流程

[实物项目] 百蹊教育基金会实物捐赠项目工作流程(2013版)

百蹊实物捐赠项目是指经对学校调查走访确认后,百蹊通过募集社会资源,用捐书捐物的方式,帮助学校改善教学环境,帮助学生改善在校生活条件,以助于提高教学质量及就学率。

一、实物捐赠项目工作原则
1、捐赠的学校必须经过百蹊实地调查,提交完整的调查报告。
2、实物捐赠项目必须先立项,依流程审批。
3、捐赠前必须与学校签订相关捐赠协议,双方按协议履行责任。
4、捐赠的实物必须为学校、学生、教师所用,对当地教育有所帮助。
5、所有实物项目的工作过程及进度均需在网站随时公开,接受监督。

二、实物捐赠项目工作流程
A:立项
1、由需求单位或代表提出项目申请;
2、实物组进行项目可行性讨论,确定提交调查组进行实地调查。
3、调查组安排调查活动,由有资格调查人员(或执委会认可的其他合作助学组织人员)对学校进行实地调查,学校及调查人员共同完成《百蹊实物项目学校调查表》,和照片一起提交实物组。
4、实物组根据调查结果进行立项讨论,并指定项目负责人。
5、新项目提交执委会进行立项审批,延续性的项目由组长审批即可。
立项审批内容包括以下几点:
(1)学校调查报告
(2)申请立项原因(项目起源)
(3)捐赠实物内容、数量
(4)捐赠时间计划

6、将审批结果反馈给学校:资助或不资助,资助的,与学校签订《实物捐赠协议》。

注:1~3点流程顺序也可调换为:调查资格人员在调查活动中发现有需要资助实物项目的学校,完成《百蹊实物项目学校调查表》,和照片一起提交实物组。再由实物组来进行项目可行性及立项讨论。

B:采购
请依据《百蹊实物项目采购流程》进行。

C:募捐
1、当采购流程进行到报价确认后,项目负责人完善项目计划书中的捐助物品说明(依签订的样办),项目预算(依报价计算)、交货及运输方式、认捐办法等;
2、交由组长及秘书长审核。
3、公开认捐
4、认捐完成,通知资助人汇款(注意同等金额的,以小数点做区别),同时与厂家签订购销合同;
5、将认捐人资料及金额整理给财务组,核对汇款,有需要捐款凭证的资助人请注明,并提供邮寄地址;
6、汇款完成后,财务组对每一份捐款开出捐款凭证入帐,并寄出给有需要的资助人。
7、依采购单的付款方式,填写《用款申请单》,经组长、秘书长及财务负责人审批后,支付给厂家货物订金及尾款。

D:实施及反馈
1、供应商完成订单生产,经检验合格,发货到指定的地点或学校;(如百蹊不便检验,则货物到达学校后,由学校进行验收);
2、如需转运,需事先安排好转运人员,货物到达后,完成转运;
3、接收单位或学校接收货物后,对货物的数量及质量进行检查验收,合格的,填写《实物捐赠验收单》;不合格的,反馈给项目负责人处理。
4、接收单位或学校按捐赠协议进行物资的发放或使用管理;
5、接收单位或学校将《实物捐赠验收单》、物资到达后接收的照片、发放及使用的照片反馈给百蹊项目负责人;项目负责人在论坛公开,并反馈给资助人;
6、项目实施一年内,百蹊需安排进行项目的实地复查工作,查看物资的使用状况,提交复查报告,实物组将复查报告公开并反馈给资助人;
7、项目金额超过1万元的项目,实施期超过2个月时,每2个月需提交一份并发送给资助人项目进展报告。

F:总结
1、项目负责人在项目整体实施完成后,需提交项目总结报告。
2、项目负责人将采购、实施等所有单据提供给财务组,由财务组完成该项目的财务报告,在论坛公开。由项目负责人将项目总结报告和财务报告反馈给资助人;
3、复查完成后,项目负责人需将复查人员提交的项目复查报告在论坛公开及反馈给资助人。
4、百蹊有责任按规定期限保留所有单据,并在项目总结后一年内提供所有凭证资助人备查。
5、项目工作过程中随时将相关信息登录《实物组项目信息总表》


三、相关文件及单据
1、《百蹊实物项目学校调查表》
2、《百蹊实物购销合同》
2、《百蹊实物捐赠协议》
3、《百蹊实物项目采购流程》