制度公告

[制度] BX01-CW-004 广东省百蹊教育基金会财务管理及报销制度(试行)

广东省百蹊教育基金会财务管理及报销制度(试行)

 

 

第一章 总则

第一条 为加强本基金会的财务收支管理,规范会计核算工作,确保各项资金合理使用,根据《基金会管理条例》、《民间非营利组织会计制度》、结合本基金会实际情况,特制定本制度。

第二条 对所募集的捐赠收入实行统一管理、分类核算。并坚持财务公开透明原则,定期对内对外披露真实的财务信息,提供相关报告。

第三条 本基金会内部实行分级权限管理及岗位职责分离,相互制约、相互监督,保证基金会财务运作的真实性、合法性及合理性。

 

 

第二章 财务管理一般原则

第四条 本基金会实行全面预算管理,科学配置和合理运用基金会资源,对资金实行统一管理,量入为出,力行节约。

第五条 资金的使用须经审核批准后执行。预算内费用最终审批权在执行理事和财务负责人。执行理事为基金会理事长和秘书长,财务负责人为理事会任命。

第六条 在调查了解、集体研究决定的基础上,资金支出达到五万元人民币以上,必须报基金会理事长审批,以下由基金会秘书长审批。

第七条 根据相关管理机关或专项机构要求,接受外部审计每年至少一次;聘请志愿专业人士,进行内部审计每年至少两次,以提高财务内部工作、财务核算管理的质量。

 

 

第三章 财务机构的设置

第八条 本基金会设立财务职能组,设置财务管理、会计核算、风险控制三项管理体系。财务组由财务负责人、会计、出纳、财务顾问组成,财务顾问定期不定期进行内部稽查。

第九条 财会人员要认真履行职责,收集和保留原始凭证,如实记录每笔捐款和费用,正确核算,确保账实相符。定期将有关凭证装订成册,经办人和负责人签字后留存,以备监督检查。定期汇报账目和有关报表,在审核完毕后对外公布。财务报表制作时限:月报在7个工作日内,半年报在半个月内,年报在一个月内。

第十条 财务人员离职前,必须提前一个月通知财务部,并与接管人员办清交接手续,将本人经手的财务收支整理完毕,并结算出帐户余额;对移交时未尽的事项和应说明的问题予以交代和解释。

 

 

第四章 资金收入的管理

第十一条 凡收到的支票及现金捐款或其它收入,财务人员要及时将支票、现金缴存银行,并及时记账。(现金一般情况不得过夜。)

第十二条 如捐赠人直接将捐款汇入银行帐户,财务人员收到捐赠人汇入消息后,在三天内必须给予对方明确回复,并按照捐赠人意愿开据收款凭证。

第十三条 资金收入来源严格按照《民间非营利组织会计制度》进行分类入账。

第十四条 对于有指定用途的捐款,要与出资人明确分类划分,以便结算时可以一一对应检查和评估。

 

 

第五章 资金支出的管理

第十五条 本基金会资金的支出原则:所有资金支出必须符合国家相关管理规定、基金会章程规定,及捐赠人的意愿。使用有指定用途的捐赠款时,必须严格遵照捐赠人的意愿,并在使用后保留支出凭证(发票、收据),如无,需由收款方填写一张使用说明,由使用人、项目负责人、财务人员共同签字证明。

第十六条 本基金会资金支出管理实行三级审批:

1)项目负责人或事务申请人提出支付申请后,由职能组组长就支付事宜的合理性、恰当性进行初审;

2)秘书长(或理事长)作为机构执行负责人复审;五万元以上的支出必须理事长终审。

3)财务负责人就支付申请的财务合规性进行终审。

第十七条 申请费用须填写《费用申请表》(附件2),一切费用开支必须经过秘书长(或理事长)和财务负责人签字同意后,再从基金会的基本账户提现和划账。

第十八条 项目支出,所有项目支出必须有经过流程审批同意的项目计划书,按计划书所列预算进行支出,如超过预算范围,需重新按流程审批后,方可执行。

第十九条 每个项目必须采用项目预算表和进度监控表,在项目进行中,每月测算,密切监控资金的使用情况,如有异常情况及时反馈至秘书长和项目负责人。

第二十条 每个资助项目结束后,在一个月内对外公布项目资金使用情况,反馈给捐赠人详细使用情况,并按照捐赠人的意愿,出示使用证明的收据发票等凭证。

第二十一条 筹款支出,指为基金会筹集资金而发生的必要开支,应事先提交筹款活动计划书,列明本次筹款活动的开支预算,经过理事长和秘书长双签同意后方可执行。每次筹款活动的费用支出不得超过当次筹款总额的10%

 

 

第六章 银行存款管理

第二十二条 基金会按规定开立银行基本帐户,用以接受捐款、章程范围内的项目支出及合理的行政费用支出等,定期公告收支存情况,接受公众监督。

第二十三条 银行存款管理

1)基金会对银行预留印鉴实行严格的管理,不得由一个人保管支付款项所需的全部印章。

2)采用支票付款方式的,支票簿由出纳保管,财务专用章由会计保管,法人章由理事长或其授权人保管。

3)采用网上银行付款方式的,由秘书长和财务负责人同时管理网上权限。

网银付款由出纳准备,会计、财务负责人按照已批准的付款申请,按权限在网上进行付款支付审批。所有网银付款由会计+财务负责人审批后方可进行。

 

 

 

第七章 现金管理

第二十四条 基金会财务人员定期进行现金支出预算,填写《银行提现申请单》(附件1),并注明用途、金额,经财务负责人签字批准后,可从银行基本账户提取现金用于日常行政费用及低于1000元的小额采购支出。

第二十五条 日常行政费用包括:

1、人员工资、劳务费、差旅费;

2、 快递、邮寄、物流等费用;

3、 购买办公用品、日用品的费用,器材维修费;

4、 办公室零星费用及办公会议费用;

5、 工作餐费用、办公室饮料费用;

6、 办公室房租、水电及物业费等办公室维持费用;

7、 通讯费、网络费;

8、 保洁费;

9、 人事办理、档案管理等各类费用;

10、 员工培训、交流、受邀参加各类会议等费用;

11、 商标申请、知识产权保护、法律诉讼等费用;

12、 媒体及宣传费用;

13、 其他行政费用。

第二十六条 除特殊情况外,一次提取现金不得超过10,000元。

第二十七条 日常库存现金余额为10,000元以内,库存限额超过时,须及时缴存银行。

第二十八条 专职人员可预借并保管5,000元备用金,用于支付日常行政费用。借备用金须事先填写《费用申请表》,经过财务负责人批准后,方可执行。每月月底,借支人将所持发票、收据交财务部门报销,填写《费用报销单》(附件3)。所有备用金必须在年底前结清。

 

 

 

第八章 费用审批和报销流程

第二十九条 预审批流程:

1、 基金会的专职人员可申请日常备用金;

2、 项目支出、差旅支出、采购支出等费用支出前,可预借现金。用款人须填写《费用申请表》。经过项目负责人/组长、秘书长、财务负责人审批后方可进行该笔费用的使用;

3、原则上1,000元以上金额的支出由银行转账支付。现金单次支出超过1,000元的,必须事先经过项目负责人/组长、秘书长审批同意,方可进行现金支付;超限支付需填写《备用金使用申请》(附件5)。

 

 

第三十条 报销流程:

1、 经办人报销费用时,根据符合规定的原始单据总金额填制《费用报销单》,并将符合规定的原始单据粘贴附后,由经办人签字、项目负责人或组长进行实质性审核;秘书长和财务负责人签批后交财务部报销。

2、 如果报销项目涉及多种费用,应将各类费用分别汇总;

3、 经办人需确保原始单据的合法性、真实性、准确性;

4、 项目负责人或组长复核该笔费用的真实性、合理性,并审核该笔费用是否在预算范围内;

5、 财务负责人负责单据的形式合法性,并确保费用报销的流程合法性;

6、 秘书长对有项目负责人签字的单据只掌握费用发生的情况;对没有项目负责人签字的单据承担本条第4款的责任;

7、 如遇秘书长为费用报销人,则需经理事长和财务负责人共同签字进行报销。

 

 

第三十一条 报销时间:

所有费用发生,取得凭证后,经办人都需及时按流程进行报销,经办人整理好凭证,交财务人员复核,并依流程进行审批后,交由出纳人员支付报销款项及记帐(依款项金额大小,可用网上银行或现金支付的方式支付。),原则上当月发生的费用需当月报销,最迟不能超过下月5日前。

 

 

 

第九章 各项费用标准

第三十二条 差旅费

差旅费是指专职人员因公出差发生的费用及基金会因需要指派专人参与某些活动发生的费用。

1、出差需填写《出差申请表》(附件4),由理事长或秘书长签字同意后方可出行。

2、 机票、车票和船票及相关附加订票费、行李费、机场建设费等费用,实报实销。

3、 出差目的地的住宿费用根据实际发生额实报实销,住宿费参考标准如下:

(1)直辖市和经济特区:200//

(2)省会和地级城市:150//

(3)县级及以下城市:100//

同性双人同行出差,按两人同间报销。

4、出差补贴:80/天 ,用以出差人员的餐费、饮料、通讯等各方面的支出。

5、公休日出差可选择调休,调休天数和出差天数相等,补贴和调休不可同时享受。

6、出差期间因私进行旅游、探亲等活动需经综合组组长及秘书长或理事长同意,优先使用调休及年假,不享受补贴及调休;因私旅游、探亲与出差不顺路的相关费用自行承担。

7、受邀志愿者为执行基金会派遣的公益服务任务时,可享受交通、住宿实报实销待遇,如不同性质工作人员同行,则住宿费用由同住工作人员承担报销。

8、经办人报销差旅费用时,如因故未能取得购票凭据或者所取得单据不符合规定,而经办人确实支付费用的,可以由出差人出具替代凭据,经财务部负责人、理事长或秘书长批准后报销。

 

 

第三十三条 交通费用

1、因公出行,市内交通费用按照实际发生额实报实销,具体包括:

1) 公交费用:因公外出乘坐公共交通工具,例如出租车、地铁、公共汽车而支付的费用;

2)车辆费用:员工自有,但主要用于外出办公的车辆所发生的加油、路桥、停车、维修、路政、年检、保险费用等。

2、经办人报销公交费用时,应注明经办事宜。

 

 

第三十四条 工作餐费

1、出差期间的工作餐费,已含入出差补贴中,不另支付。

2、因公外出的工作餐费标准为:15/早餐、25/午、晚餐。

3、工作餐费需取得相关凭证,按报销流程进行报销。原则未超过标准的以实际发生报销,超过标准的,以标准金额报销。

 

 

第三十五条 通讯费

1、通讯费包括办公室支付给电信服务商的座机电话费、网络服务费;专职工作人员的手机电话费、无线上网费等;经执行理事批准予以报销的其他通讯费用。

2、办公室的通讯费用由财务人员按月根据发票金额缴纳。

3、专职工作人员通讯费由基金会确定每月定额,与工资一起发放。

4、出差补贴已涵盖通讯费,出差期间通讯费一般不再另行支付。因特殊情况在出差期间出现大额通讯费,经财务负责人、理事长或秘书长同意可酌情报销。

 

 

第三十六条 招待费

1、招待费包括本基金会人员在业务往来中招待有关人员所发生的费用,如:餐费、礼品费、其它相关费用,招待费发生前需向理事长或秘书长申请同意,并确定费用标准,不得超出此标准。

2、招待费支出应当谨慎使用。经办人报销招待费用时,应由本人填写《费用报销单》,并注明招待对象。

 

 

 

附则

第三十七条 此制度未涉及事项,由理事会讨论决定后补充。

第三十八条 本制度解释权归理事会。

本制度于201358日由本会理事会批准,试行6个月,之后再做修订正式执行。