2007/07/03助学组工作会议记录

主持：MOLLY
参加人员：kennycaijx、蓝姬、阳光天使、KIKI猫猫、落叶、Leafe、ZENGANNA、雪中松(旁听)
请假人员：hydlily、Shally、小丸子、荔湖、冷月、婉汀芝兰
会议记录：kennycaijx
时间：2007年07月03日 20:15~21:15

一、欢迎新义工、到会义工自我介绍。

二、MOLLY详细介绍百蹊助学流程：
1、首先是新地区开发，通过协调组同意以后联络组就会联系当地的官方组织--学校、团委、希望办公室、教办、妇联等等这些单位。只要方便联络到其中的任一单位能拿到原始资料（当地贫困学生的名单）的话都可以，之外还要拿到一份授权书（授权百蹊在当地展开助学活动的一个证明）之后把这些资料交给调查组，调查组就会按排一个实地的调查工作。
在我们发布的原则里面有说所有发布的资料必须要有入户调查，调查完之后调查人员会提交一个调查报告，这个调查报告会在实在访查工作版底下的调查报告整理区里面提交。提交的包括:调查报告、学生的照片、学生家里的照片，调查组内勤及所有的义工、网友会去检查，助学组的所有成员也有责任去帮忙检查那些报告有没有问题（包括有没有错别字、有没有不通顺的地方、有没有哪些资料不完整或者说哪些资料是有问题的）。
然后符合我们资助原则的又没有问题的报告调查组就会提交给助学组进行发布，助学助发布岗位义工去检查之后在确定的日期内进行网上发布，由有意愿的一些网友来跟帖认捐（网络组正在考虑开发一个认捐系统）。发布完了之后，发布岗的义工把资料转到各个地区的资料区里面，由各个地区的资料区管理义工去更新资料，根据调查总结表把隐藏的内容补上去，把格式改成我们资料区要求的格式。完成之后如果个案资料有什么变动的话各资料区管理义工要及时更新资料区的资料。
每年资助分为两期--春季学期、秋季学期。在秋季学期汇款之前联络组会去联系学校了解各学生的升学情况、及所在的学校、联系方式，地区资料区管理义工根据核实的情況要更新资料区的内容，再完成汇款通知，汇款通知直接跟帖在资料区，经交叉检查完了之后提交给联络组，联络组再通知资助人什么时候要去汇款。
资助人直接到邮局把钱寄到学校给孩子后到论坛登记，然后联络组通过各种方式去核实孩子有没有收到汇款，汇集各种汇款反馈信息（包括邮局短信息、电话核实、学生信件、学校反馈表、复查了解到的汇款信息），资料区义工要随时把汇款登记及各种反馈信息跟帖到资料区相应孩子的帖子里面，并且更新主帖。学校反馈表、孩子及学校给百蹊或资助人的信件会登记并跟帖到相应孩子的资料帖中，我们要随时去注意那些信件中反映的信息比如孩子的是否退学、转学、联系方式的变更等，并随时更新资料。每个学期结束前要跟催联络组去核实没有反馈信息的孩子的收款情况。

每个学期我们会一直循环上面个案核实、汇款通知、资助人汇款、汇款反馈的工作，直到孩子因退学、转学、家境好转、无法联系到、毕业等等原因而终止资助为止，我们则终止个案。

2、复查后助学助要处理的工作
要把调查报告跟帖在资料帖中，并且更新主帖中历次调查复查报告的内容，然后由联络组通知资助人上来看孩子复查报告。


三、总结前段时间工作及存在的问题
1、调查组提交的个案是否无条件发布？
调查是有调查资格人员带队去调查并提交报告，我们会尊重有资格调查人员的意见，如调查人员无法做出决定会提交讨论，然后组织该批调查人员中的资格人员去投票决定，所以原则上是调查组提交过来的资料都要发布。但我们可以再来检讨他们提交孩子要达到的贫困条件，检讨我们的制度是否有问题。

2、总表
（1）每发布一批孩子后要及时更新总表。
（2）接下来要做汇款通知了，总表要及时更新，使汇款通知顺利进行
（3）冷月工作比较忙，落叶以后要负责主要的总表更新任务
（4）目前小蔡在补充12、13批发布孩子资料，完成后交落叶接手
（5）总表半个月要更新一次不能拖
（6）注意总表中同一个学校名称、地址必须一致，不能少一个字多一个字

3、广西13批的资料要及时更新，另广西资料中区有些调查附记丢失了，要补充进去。

4、确定助教流程后再跟荔湖确认工作

四、下一阶段工作
1、继续发布学生资料
2、7月份底前完成一次总表核查工作，使总表更加准确和标准化（小蔡负责安排该项工作）
3、资料区管理岗格式、资料再检查工作：总表核实完了，资料区再跟总表核对。
4、八月份与总表核对后，开始进入汇款通知工作，8月10日前提交。
5、助教工作流程制定后发布教师资料，要求在7月中汇款出去

五、重申工作纪律的问题：希望要主动找工作，如果有事要请假，三天以内向组长请假，三天以上在请假帖跟帖说明，对于交待的工作帖看到了要跟帖回复，随时回报工作进度，留意工作日志、助学组工作帖、受助人资料变更帖、资助人资料变更帖、论坛短信息、QQ等其中的内容，各个工作岗位的义工之间要多联系，使工作不至于因某个义工不能正常工作或其它原因而导至脱节。

辛苦小蔡，记得真详细！

我改了一下格式和个别错字的地方，然后把这个贴子转外部去。

本来想把录音传上来的，但文件大了点，传了半个小时硬没传上，只有打字了

不好意思，楼上是我。

学习中.......

:) 看到。
会议中提到的广西第13批[华泰现场]认捐资料已于7.3整理完毕，遗失的调查附记已于6.29补上。[其中18名孩子重新提交的调查报告缺失部分资料,已由调查组于7.4提交，将于7.6补全。]

遗失的调查附记不止那几个孩子，比如：
http://www.baixi.org/bbs/forum.php?mod=viewthread&tid=2877&extra=page%3D3
http://www.baixi.org/bbs/forum.php?mod=viewthread&tid=2879&extra=page%3D3

这是我随便打开的，建议再检查一遍。

另外，主贴中能不能不要只是结论，把调查附记内容也加上，这样跟贴的发布資料没必要再弄个另外的格式了，直接把发布的資料拷下來就好。

学习中...   没有参加会议，再次表示歉意！

小蔡组长很细心.再温习一遍.