百蹊调查组工作纪要及内勤工作流程

百蹊调查组工作纪要及内勤工作流程

百蹊调查组工作职责：

百蹊调查组负责组织实施百蹊所有执行项目的调查/复查工作，第一手调查/复查资料的整理审核工作，直接对各项目职能组负责。

百蹊调查组义工名单、岗位分工及岗位职责：
  凹凸羚（组长）、 一直向北（副组长）、machu picchu(马丘)、木芙蓉（太阳雨丝丝）、湘君、fysdsj（流星)、宝妮、Gloria陈、alexsunwm、alili的影子、Kind、yhlluvia、HelenAngelica、蒋明妍，南瓜，隋国庆

   

    组长主要负责调查组内工作分配管理，调查组义工主要负责百蹊调查组内勤工作，包括调查/复查活动的组织，开展，调查/复查资料的审核，直接与下游各职能组对接；

    请假义工：燕燕子（组长）、HELUCY（小猪）、LOHOBOO、桑榆、Yvonne.yuan（点点）、roselou2013(子涵)

百蹊调查组联络方式：

1：调查组工作邮箱： bxdc@baixi.org  
2：调查组工作QQ：492462641；

3：相关访查工作群：
   巴马、蒙山调查群：6885665
   上犹复查群：103592706
   彭阳调查群：60564021
   布拖调查群：57222343

   湖北郧西群：347168406

调查组内勤工作概述：

一、调查组工作QQ值班和工作邮箱管理

      百蹊调查组工作QQ：492462641，在线回答网友跟调查活动有关的咨询及问题，给与正确指导，管理调查组相关实地访查工作群，不可以用工作QQ灌水及聊跟工作无关的事情；要求长期在线，如值班义工有特殊情况不能在线，需通知调查组组长安排交接值班；

      百蹊调查组工作邮箱：bxdc@baixi.org，492462641@qq.com主要用于接收调查/复查人员报名资料、工作资料，或者其它与调查组相关资料，要求经常登陆检查邮箱，是否有与调查组工作相关新邮件，及时回复跟进处理，管理邮箱，定时清理与工作无关邮件和垃圾邮件，对工作邮件归类整理。

二、百蹊论坛调查组工作版面管理

维护版面秩序，删除广告垃圾帖，制止恶意灌水；

关注调查版新帖，对于工作相关的帖子及时回应；

执行主题管理操作，及时对版面新帖分类汇总，及时更新百蹊首页有关调查版内容，保持版面条理清晰；

精华管理，关注帖子质量，对高质量发帖加精鼓励；

及时维护更新调查版导读帖，方便网友浏览查找资料；

及时维护更新调查版相关制度流程。

       帖子颜色设置

       制度流程：蓝色加粗（百蹊首页显示最新的蓝色帖子）
       各地区信息汇总帖：紫红色
       精华帖：橙色加粗
       公告：红色

       正在召集中的活动：蓝色加粗
       复查报告版汇总报告贴：绿色加粗

   

    帖子分类架构：

    制度流程： 有关调查/复查活动的一切基本制度原则和操作规范流程；

    实地访查：所有开展实地调查\复查活动相关工作帖，包括活动申请，召集和宣传，行前培训，活动联络等；

    调查笔记： 所有和实地访查活动相关的调查记录，心得体会，活动花絮，活动总结、财务报告等；

    资料攻略：包括百蹊助学各地区基本情况资料，调查组工作相关资料表格，实地访查攻略常识， 实地访查知识技巧，安全常识，经验总结等；

    工作公告：代表调查组发布正式工作通告，声明；

    讨论建议：一切需要答疑解惑的，提问和发起讨论的帖子，一切有针对性的建言，意见，反馈帖。

三、组织召集实地访查活动

1、组织实地调查/复查活动流程  

    工作流程简介：职能组提出调查复查申请->调查组立项 ->向各职能组征集调查/复查任务资料->发帖召集活动，领队制定行程计划和工作计划->收集报名资料（申请表，免责声明，保险）->组织调查培训->实地访查活动开始->内勤负责全程联络，发联络帖->实地访查活动结束->收集调查/复查报告、照片、资料->内勤审核整理调查/复查报告->审核完毕，转交下游职能组，工作完成。

2、组织调查/复查活动内勤工作内容要点

2.1、收集调查/复查任务资料（调查组长）

要求相关职能组在活动开始前至少提前一个月提供清晰任务清单和工作资料（调查组长至少提前两个月在义工综合工作版-调查组开帖向各职能组征集访查任务和资料）
根据各职能组提供的标准版本（见附件：各职能组提供资料版本）检查是否齐全，转交实地访查领队。

2.2、活动召集帖内容基本要求

1、前往调查地区简介

2、调查/复查任务说明

3、人员配置要求

4、行程计划安排

5、工作计划安排

6、出行物资必备和相关注意事项要求，风险提醒等。

2.3、收集报名资料并建立访查联络群（联络义工）

1、调查组长会在麦客网编辑每次访查活动报名内容，并将访查活动报名链接发给推广组。参加访查活动的人员通过百蹊的微信公众号发布的访查活动召集帖中，填写《百蹊助学调查/复查报名申请表》，要求填写完整，有紧急联络人和联络电话；活动召集帖发布后，调查组长会每周查看报名人员的情况，并及时将报名的人员名单提供给联络义工进行联系。

2、联络义工从调查组长处取得报名参加活动的人员名单后，参照以下内容与报名人员一一确认行程（见附件2）。  

（1）时间是否可以，例如：**的访查时间是*月*日至*月*日（尤其是涉及到比较重大的节假日，需要提前请假及买票，如五一小长假和十一国庆长假期间）

（2）**访查的过程中会涉及到小部分的山路和徒步，询问队员的体力是否OK（有无户外爬山或者徒步的经验？）访查的期间建议穿着防滑的鞋子~

（3）是否之前有参与过类似的公益活动（什么活动？）？我们的访查活动中所有费用AA制（费用包括访查期间的伙食、交通及住宿费用）

（4）访查期间根据百蹊的访查要求进行拍照，拍摄的照片希望能同意交由百蹊使用（用于学生资助资料建档及发布）。

（5）访查的过程中队员拍摄的照片需要发布到朋友圈，微博等个人社交平台时，不能使用被访查学生及家人的正面照片，及带有隐私信息的照片（如地址信息、名字等）

（6）访查过程中能够服从领队的工作安排，听从指挥，访查回来后，请预留足够的时间，及时在网站上提交访查报告。

  注意：重大的节假日，要提醒参加的成员提前确认行程、订好往返票（例如十一国庆节期间）

3、与报名访查活动的人员确认好行程后，建立访查联络表并实时更新访查队员的出行资料，如：出行时间、返程时间、车次/航班信息等

（附表1：访查联络表(空白））

4、建立微信群，把所有已确定行程的访查人员拉入群中，同时邀请秘书长、领队和调查组长入群。并与领队、调查组组长确定好行前培训的时间（原则上行前培训应在活动开始前十天进行）（如有队员中途因个人原因无法参加，请他退出联络群,因涉及后期访查隐私）

5、调查组后勤联络义工在访查活动开始前3天，将收集好的访查联络表，提供给百蹊办公室专职义工，由其统一为各位参加访查活动的人员购买人身意外伤害保险（专职义工无需购买保险）；联络义工将秘书处购买的保险单号添加到访查联络表中，并将联络表发给领队及各访查人员，要求访查人员不擅自外传上面的个人信息；

6、用百蹊调查组的ID将完整的访查联络表，压缩打包存档至 执委会-资料存放区-历次调查复查人员申请表及汇总表 帖子里，并更新一楼的汇总表（添加新的访查人员资料，及汇总表的名称和汇总帖的题头：如“更新到2019年4月****”）。本帖子所有附件要设置为150或<百蹊义工2 > 的权限。

7、出发前3天，向领队征集访查活动的任务计划表及行程安排表

8、在实地活动正式开始前一天，在实地访查工作区-实地访查提前发活动联络帖，并在微信群里根据访查队员出发的时间，询问访查人员出发情况，随时跟进并更新在联络帖中；

9、访查活动进行期间，联络义工应积极邀请前方访查人员在群里发与访查活动相关的相片、访查活动进行的情况；在当天活动结束后，请领队反馈当天访查任务的完成情况。分早、中、晚三个时段，于联络帖中更新当天访查活动的实时状况，直到访查活动完全结束。

10、配合活动的进行，如活动中需要补充资料，或与职能组工作相关的问题，协助联络解决

11、如活动中遇到突发情况或者事故，及时联络当地义工协助解决，并立即通知协调组值班组长或其他可联络成员，作出及时应对处理。

12、访查任务结束后，在群里跟进访查人员返程情况，确保各位访查人员已安全回到各自的驻地 。

13、实地访查活动结束后，请领队提供访查任务总结表并提醒领队在实地访查版，提交此次访查活动的财务明细帖。

14、根据领队提供的访查任务总结表，督促访查人员以百蹊网注册的ID，在实地访查工作区-【访查队员调查/复查报告提交区】提交其承担的工作报告资料，指导帮助完成报告提交。

15、根据领队提供的工作任务总结表数据，更新实地访查的各项数据，更新『 实地访查工作版 』 &#8250; 《百蹊调查组实地访查统计表》帖子里有内容及表格。

2.4相关资料准备情况（领队负责准备）：

1、含有保险信息的调查/复查人员访查联络表（人手一份）；

2、相关义工，学校联系人联络表（人手一份）；

3、队员行程计划和调查/复查工作计划、人员工作分工情况 (人手一份)；

4、相关调查复查任务资料；

5、相关地图资料，活动注意事项；

6、调查/复查空白表格，调查授权书等 (视工作量打印准备)；

7、百蹊助学介绍和相关项目流程介绍资料(视情况准备)；

8、工作所需其他相关资料。

2.5、调查/复查行前培训（调查组长和领队）

1、重点介绍百蹊调查原则纪律；

2、强调安全原则和后勤联络重要性；

3、了解参与访查队员出行准备工作，资料准备情况；

3、指导如何完成调查/复查报告；

4、落实行程计划；

5、介绍工作计划和工作安排；

6、交流解答参与访查人员的疑问。

2、6、资助款项的申请

在访查活动开始前，负责地区访查活动的领队将个人的银行卡号提交给调查组的联络义工，然后联络义工将领队的银行卡号给一对一组组长，最后由一对一组向财务组申请该地区的资助款。

四、调查报告内勤审核及整理流程

  

１、要求调查人员在『 实地访查工作版 』&#8250; 【访查队员调查/复查报告提交区】提交报告

2、确认每份调查报告都有具调查资格的人员参与并审核

3、检查报告完整性、纠错并及时跟帖说明，提醒调查人员更正补充。如果有必要帮忙编辑报告，可以用百蹊调查组的ID进行编辑，并跟帖说明编辑内容。这是调查报告审核最重要一环，不容有疏漏错误转交给下游职能组。
     具体内容
      1）、文法错误，如错别字，语句不通顺，格式不正确等。
      2）、内容完整，对报告要求内容项目不能缺少（参照附件：调查报告/复查报告的标准模板  进行审核）。
      3）、照片齐全， 能真实反映学生家庭情况，至少要求学生正面单人照，家庭合照，房屋整体   外观，内部摆设等照片（其他带有学生个人隐私的照片不需要放在报告中，如身份证、户口本、门牌地址、当地扶贫政策单张等）。
      4）、访查中是否有疑问未解释清楚的，特别是涉及到家庭人员关系、学校收费和家庭经济收入情况等等。
      5）、结论审核，特别是调查人员做出不提交资助或暂缓资助结论的，是否有说明清楚理由，对于提交讨论的个案是否有说明提交讨论的理由。

      6）、如果有新的学校，需要与领队确认学校的位置是否方便以后去当地复查？如果方便，则需要将这所新的学校资料（省份、市县、乡镇和学校的名字）提交给网络组进行资料添加。

4、审核检查工作完成，正式报告已经按要求更正完善后，审核义工通知内勤整理义工对资料进行后期整理、并与相关职能组进行交接。内勤整理义工按学生姓名建立文件夹，文件夹内应包含两部分资料：

    1）存为TXT文件的、以学生名字命名的原始调查报告（TXT调查报告在导出时系统会自动隐藏学生的部分隐私信息，内勤义工需要检查报告中的所有有关于学生隐私的信息是否已全部隐藏。如果仍有部分涉及学生隐私的信息未能隐藏，则手动在需要隐藏的信息前输入*号标记，*号后隐藏两个字符，如遇*号后只有一个字符的情况，可在该字符后加个空白格）。

       请使用调查报告格式检查器导出调查报告，形成TXT文件。

    2）调查组内勤使用调查报告格式检查器时，检查器会在导出TXT文件后，继续导出报告中的调查照片，编辑照片并按发布照片和隐私照片进行命名。照片的命名规则为：

        发布照片命名：发布+横杠+（序号）.jpg。

        隐私照片命名：隐私+横杠+（序号).jpg。

       自2020年12月起，编辑照片的工作由导出器来完成，我们只需要将隐私照片拖入临时的隐私文件夹中，并在导出器中点击“下一步”便可完成。

    批量改名操作：调查、复查照片批量压缩器V1.81处理调查学生照片(如果是自己进行压缩处理，照片按原比例进行调整，长边不超过1080）

    例如（可下载参考）：

   

  5、把按第4步操作保存下来的调查报告文件夹，压缩打包好保存到【资料存放区】 &#8250; 完整调查报告和照片帖子里存档。内勤义工在原始调查报告后跟帖作出调查组内勤审核结论，转交下游一对一组做进一步处理。不同的调查报告移交流程请参照以下方法：

      1）、提交资助个案：资料保存后在调查报告提交----与一对一捐助组工组作接口帖跟帖移交一对一组处理，并在一对一捐助组和其他组工作交接帖 跟帖通知跟进。
      2）、不提交资助个案：将原始报告存为文档保存至【资料存放区】 &#8250; 不提交资助调查报告汇总帖，不转交下游组。
      3）、提交讨论个案：审核完成后整理义工在『实地访查工作区』 -讨论建议 发帖，立即组织相关人员参与讨论（方法见6-1条）并投票，投票的结论应跟在原始报告帖里。根据讨论结果在原始调查报告后跟帖做出调查内勤审核结论（见下图二）；除了跟帖作出审核结论外，在原始调查报告里要补充说明最终投票的结论（见下图一）。当讨论结果为提交资助的调查报告按提交资助个案程序处理；讨论结果为不提交资助的调查报告，按不提交资助个案处理。
     4）、暂缓资助，要求保留资料继续跟踪核实的个案，在调查报告整理区置顶存档，在下次调查活动时提醒调查人员复核。
     5)  、团体报告，调查组审核完毕后，在报告后跟帖添加调查组结论，并告知团体组组长，由团体组组长直接转移至团体组报告区，调查组无需进行后期的整理移交工作。


   
6、调查报告中一些特别情况的处理程序：

       1）、调查报告结论为提交讨论的情况

       当调查人员对调查个案是否提交资助难以判断，最终调查结论为提交讨论时，需要陈述清楚提交讨论理由，调查组内勤在完成审核整理工作后，由调查组整理义工组织审核小组对提交讨论个案展开投票表决，以决定提交讨论个案是否提交资助；原则上审核小组成员由执委会秘书长、一对一组组长或团体组组长（具体看该报告个案归属项目而定）、调查组组长组成，一人一票，每票同权，取有效票数占多数一方结论为最终结论（提交资助或者不提交资助）。如审核小组成员出现身份重复或无法投票的情况，可委托具有调查资格的义工进行投票，票权同效。

      

       2）、调查报告不完整或者调查结论引起严重争议的情况

    原则上百蹊授予有调查资格人员对所调查项目有独立调查并给出最终调查结论的权利，但是如果在调查报告审核过程中发现调查报告存在明显问题（如：重要信息没有调查到位，资料记录和照片反映情况明显不符，或者其他原因引起对调查结论有严重争议等情况），百蹊调查组有权根据实际情况要求调查人员解释补充，并通过其他途径核实实际情况，如果发现最终调查报告还是存在问题，没有或者不能完全反映调查对象真实情况，不足以支持最终结论，最终结论将遵循如下方案处理：第一、对于调查报告内容欠缺的个案，调查组有权要求本个案暂停发布，先保留备案，等待下一次调查活动再进行补充调查复核，待资料真实完整后重新审核。第二、对于调查报告内容资料齐全，但调查结论有严重争议的个案，百蹊调查组有权根据实际情况组织审核小组对该提交个案展开投票表决，以决定该个案是否提交资助；原则审核小组成员同上第1）点。

7、内勤审核整理工作完成后，将访查队员调查/复查报告提交区内的报告转移至调查报告整理区，通知调查组长与相关职能组进行交接。




注：从2017年4月22日起，调查报告区已关闭不再对外开放，原始报告移至该前，不需要再做隐私信息隐藏处理，也不需要再添加报告编号，调查报告移交一对一的方式相应已在第4点中做修改。
另：除了四川布拖外，其他地区一律不做小学生入户调查，若有提交报告的只审核，但不做整理移交！报告保留在【访查队员调查/复查报告提交区】

五、复查报告内勤审核与整理工作流程

１、要求复查人员在『 实地访查工作版 』&#8250; 【访查队员调查/复查报告提交区】提交报告；
  

2、内勤审核，纠错，审核原则同《四、调查报告内勤审核流程》第2点；

   

3、同时接收领队提交的复查照片（复查分为两种：一为在校复查，二为入户复查。一般在校复查为每年一次，入户复的频率请参照一对一组的决议。若为入户复查时，领队提交的照片应与入户调查的照片标准要求一样）。在校复查时，要求将照片整理为XXX*1080或1080*XXX像素，并将照片相应放进以学生编号及学生姓名命名的文件夹内，打包提交给调查组整理义工（复查照片标准如下图所示）。整理义工确认照片齐全后将所有学生照片压缩打包；

      

     批量改名操作：调查、复查照片批量压缩器处理复查学生照片

  备注：2020年春季开始，复查照片由各地访查活动领队连同助学金签收表一起，直接提交给一对一组长，不再提交给调查组。

     

   

4、确认报告审核无误后，在【访查队员调查/复查报告提交区】发一个复查报告汇总帖，将该地区的所有复查报告复制到这个汇总帖中（见下面的示范链接），并对此次的复查报告进行总结性说明：复查人数、复查报告数、未复查的学生及原因、复查报告中暂停资助和提交讨论的学生情况（编号、姓名、暂停资助或提交讨论的原因）。最后将复查报告汇总资料保存为TXT文档（报告导出器将同时进行学生编号与复查照片校核），核对无误后跟上面已打包好的复查照片

（注：自2019年11月起，复查照片以后直接由领队同发放款签收表一起直接提供给一对一组，不再经调查组）保存到【资料存放区】 &#8250; 【调查组】历次 复查报告 汇总帖；

     请使用最新版的调查报告格式检查器、复查报告贴导出器导出复查报告

     

     复查报告汇总帖：2019年春四川布拖复查报告汇总帖

5、更新 『 实地访查工作版 』 &#8250; 【复查报告整理区】 &#8250; 历次复查报告汇总贴；

6、在执委会工作区-『一对一捐助组工作版』的 一对一捐助组和其他组工作交接贴（狗尾巴草负责）交接工作。

7、将各人的复查报告及复查报告汇总，从临时报告区移到复查报告区，公开报告（注：团体复查报告不需要调查组审核；乡村老师复查报告同一对一复查报告一起整理）

8、复查报告整理完成并移交后，知会调查组长，由调查组长通知一对一组长进行验收。

备注：2017年3月起，复查报告整理区设置阅读权限，不再对外公开，所以无需对复查报告作信息隐藏操作

2013年起已经停止使用论坛相册

六：照片上传百蹊相册工作流程

  

一）、把论坛上的照片导入我的电脑
  

1、在我的电脑里某个盘的某个文件夹中建数个子文件夹（以孩子数量为准），子文件夹改成孩子编号和名字，如图示：

2、从论坛下载照片至文件夹，每个孩子的照片和文件夹名字要一一对应，如果照片过大，先用软件处理成尺寸为600*450。照片文件名最好不要带有中文字。

3、有WORD的打开，没WORD用写字板，金山文字啊啥都行，把孩子编号和名字打上，以便于将最后我们需要的照片地址链接保存下来。

二）、相册使用说明和照片上传流程（针对新增学生相册增加及上传）
1、登陆相册，用户名：**，密码：*******（这个只能私授，不能公开哈）

2、建立新展厅（也就是建立新相册）：
1）、点击展厅， 出现如下图，在“选择艺术馆”中选择出本次要上传照片相对应的艺术馆，比如“四川布拖调查复查照片”。

2）、拉到页面底部，点击“新展厅”，在旁边的空格录入本次要上传的学生的编号及名字，然后按“好”，新的展厅便完成建立。

3、上传照片

1）、在展厅旁边有个绿色的向上箭头图标，点击可以上传照片

2）、进入上传界面，点击“浏览”，找到预先已经存档下来的学生照片，可以一次选择上传多张照片。

  

3）、等所有的照片完成上传后点击“继续”

4）、上传成功按“继续”后出现如下界面。上传成功的照片会排列下来，给每一张照片标注标题，完成后按“应用修改”，修改完后COPY下作品名的链接地址，保存到预先已经建好的有学生编号、姓名的文档下。

至此，照片的上传工作已经完成。

  

  

三）、相册的搜索功能（新增的功能，很强大，必须隆重介绍，可简化复查照片的上传）

升级后的相册可提供搜索功能，只需要录入学生编号或姓名便可搜索出学生的相册，而且可进行模糊查询，很方便。

   

点击“搜索”，出现如下界面，在搜索栏录入学生的编号或姓名，然后只在“展厅标题”处打上勾，按“搜索，学生的相册便可以搜索出来了。

搜索出学生相册，如下图：

点击学生编号名字进入相册后，如下图，点击“上传作品，即可将学生的复查照片上传至这个相册里。

之后操作同“二）、相册使用说明和照片上传流程2、建立新展厅3）4）步骤。

调查组组长职责及工作内容

1、年度访查计划制定（每年的年度工作总结前，与秘书长大飞、一对一组长共同制定）

2、年度调查组工作总结

3、调查组工作会议的组织和安排（三月初进行，年度工作总结及新一年的春季访查活动工作安排），在执委会工作区-义工综合版块-调查组发工作会议记录

4、访查活动推文撰写（推文以学期为单位进行推送，必要时可以就某一次单独的活动进行推送，并于访查活动前两个月提交到推广组）；麦客网报名之活动内容编辑

5、在访查活动开始前两个月，执委会工作区-义工综合版块-调查组发帖向各职能组征集上半年、下半年的访查任务和资料，收集完整后将访查任务和资料转给各地访查活动的领队。（访查资料应该在活动开始前一个月内必须收集完毕，

访查任务和资料应符合以下标准（附件）

6、访查活动前十天，与访查活动领队一起为访查人员进行行前培训，培训内容及安排如下：

调查组长- -百蹊介绍、访查背景、访查纪律及安全注意事项、调查/复查报告里的重要信息）

领队- -，访查地区介绍（环境、天气、风土人情、百蹊开展项目、任务及安排）

附各地区的培训资料

7、及时从麦客网中拿到访查活动报名人员资料，交由各地区的联络义工进行行程的电话确认；并每周进行实时更新

8、访查活动期间组员工作进展跟进

9、调查组人力招募计划及新入职义工的培训

10、与各职能组工作协调与沟通

11、调查资格人员申请（附表），在执委会工作区-资料保存区-调查组保存调查申请表，在执委工作区-义工综合版块-调查组发帖请百蹊执委会人员投票表决，表决通过后在实地访查工作区更新调查资格人员名单。

12、优先认捐权（附格式如下）：凡是参与实地入户访查的调查人员都拥有经该调查人员进行过入户调查的学生的优先认捐权（不限认捐人数）。调查人员按以下格式进行资料填写后，由调查组组长将资料提交给一对一组长（发布在到一对一组长的个人日志中）。

此次去参与各地调查的队员，有优先认捐权，请想要使用优先认捐权的，填写以下内容：

您的注册ID：

1、认捐学童的姓名：

2、捐助期限：至小学毕业、至初中毕业、至高中毕业

3、您的邮箱地址：

4、您的联络电话：

5、其它联络方式（QQ或微信等）：

6、您从哪里知道百蹊？

7、您目前所在的城市